Managementassistent Amsterdam Public Health

Intro

Ben jij een enthousiaste managementassistent die op zoek is naar een afwisselende functie? Zoek je een zelfstandige functie waarbij je de ruimte krijgt voor eigen invulling? Wil je onderdeel uitmaken van een klein en hecht team? Dan zoeken wij jou!

Wat ga je doen?

Als spin in het web ben jij de steun en toeverlaat voor het management en het team van het Amsterdam Public Health onderzoeksinstituut (APH) en ben je primair verantwoordelijk voor de management ondersteuning. Binnen deze functie krijg je voldoende ruimte om mee te denken hoe jij het team het beste kan ondersteunen en zo kan bijdragen aan het team resultaat. Jij vormt samen met het managementteam het gezicht van APH!

Jij bent onder andere verantwoordelijk voor:

• Het plannen en organiseren van diverse events en overleggen inclusief het verzorgen van vergaderruimten en catering.
• Het zelfstandig afhandelen van telefoon, correspondentie en e-mail en het verwerken van ruwe versies van documenten tot goed leesbare stukken.
• De verschillende administratief ondersteunende werkzaamheden op HR en financieel gebied, denk aan het regelen van indiensttredingen, informatie verzamelen voor jaarverslagen, e.d.
• De ondersteunende communicatiewerkzaamheden rondom de website en andere communicatiekanalen.
• Het bieden van ondersteuning rondom benoemingsadviescommissies.
• De contacten onderhouden met het team en externe relaties.
• Het agendabeheer voor de directeur en manager.
• De voorbereiding, notuleren en afhandeling van verschillende vergaderingen en het toezien op de naleving van actiepunten die voortvloeien uit deze vergaderingen.
• De algemene taken en verschillende werkzaamheden voor een goed lopende dagelijkse gang van zaken binnen en buiten het secretariaat en het team.

Wat neem je mee?

• HBO werk- en denkniveau en enkele jaren ervaring op het gebied van management ondersteuning. Ervaring in een academische context is een pré. 
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Het talent om met meerdere dingen tegelijkertijd bezig te zijn, ondertussen bewaak je ook goed de voortgang van alle lopende zaken.
• Digitale vaardigheden. Werken met Microsoft Office en Outlook is voor jou geen enkel probleem. Andere applicaties maak je jezelf ook snel eigen.
• Goede contactuele eigenschappen, je beweegt je makkelijk tussen verschillende lagen in de organisatie en weet goed aan te voelen hoe je iemand moet aanspreken.
• Je bent stipt, nauwkeurig, secuur en hebt een proactieve en zelfstandige werkhouding.

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 7M: € 2.975 tot € 4.214 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je onder andere 8,3% eindejaarsuitkering en 8% vakantietoeslag. Bereken hier jouw netto salaris.
• Gratis en onbeperkt toegang tot onze online leeromgeving GoodHabitz.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Een (gedeeltelijke) vergoeding van je OV-reiskosten. Kom je liever op de fiets? Dan hebben we een goede fietsregeling.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Waar ga je werken?

Als management assistent maak je onderdeel uit van een enthousiast team dat goed op elkaar ingespeeld is. Samen ondersteunen jullie de driekoppige directie van het onderzoeksinstituut op diverse beleidsdossiers en dragen jullie zorg voor het dagelijkse reilen en zeilen van het onderzoeksinstituut. Het team bestaat uit een manager/stafadviseur, beleidsmedewerker, communicatiemedewerker, impact developer en een werkstudent.

APH is een van de acht multidisciplinaire onderzoeksinstituten van Amsterdam UMC. Binnen APH bundelen ruim 1700 onderzoekers (aangesteld bij Amsterdam UMC, VU, UvA en andere partnerorganisaties) hun krachten om aan een gezondere samenleving te werken. Het onderzoek van APH is ondergebracht in 9 strategische onderzoeksprogramma’s die elk geleid worden door een koppel programmaleiders en ondersteund worden door een programmaondersteuner. Het onderzoeksinstituut maakt deel uit van het ziekenhuis, maar er is geen patiëntencontact. Het APH kantoor is gevestigd in een academische setting in één van de universiteitsgebouwen.

Meer over ons is te vinden op onze website https://www.amsterdam-public-health.org/ of onze company page op LinkedIn https://www.linkedin.com/company/amsterdam-public-health/.    

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie kun je terecht bij Daniëlle van der Laan, Beleidsadviseur en Team manager via d.vanderlaan@amsterdamumc.nl.  

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Charlotte Veen, Recruitment Adviseur, via c.s.veen@amsterdamumc.nl. 

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Lees hier wat dit inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.