Managementassistent

Intro

Vind jij het leuk om de spin in het web te zijn? Dan is de Facilitaire dienst op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

Als managementassistent bij de Facilitaire dienst van Amsterdam UMC ben je in de eerste plaats verantwoordelijk voor de secretariële en organisatorische ondersteuning van de clustermanager. Hierdoor weet je wat er speelt, heb je overzicht en een signalerende rol.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit: ·

• De planning en verslaglegging van interne overleggen op cluster management team niveau en het bewaken en coördineren van de daaruit voortkomende actiepunten.
• Het beheren/bewaken van de agenda van de clustermanager.
• De administratieve afhandeling van cluster gerelateerde zaken zoals indiensttreding nieuwe medewerkers, gast-toelatingen en bijhouden van autorisaties.
• Het zelfstandig organiseren van bijeenkomsten.
• Overige secretariële en administratieve werkzaamheden.
• Waarneming van collega managementassistenten bij afwezigheid.

 

Wat neem je mee?

• Afgeronde secretariële MBO 4 opleiding en/of minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie.
• Veel ervaring op het gebied van digitale systemen zoals Office365, Teams, Sharepoint en complex agendabeheer.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal.
• Je staat sterk in je schoenen en voelt je prettig in een drukke en zelfstandige functie, waarbij regelmatig een beroep wordt gedaan op je flexibiliteit en probleemoplossend vermogen.
• Je hebt goede contactuele eigenschappen en beweegt je daardoor makkelijk tussen verschillende lagen in de organisatie. Daarnaast heb je een goed gevoel voor verhoudingen.
• Je bent proactief, accuraat en stressbestendig; je kunt prioriteiten stellen, neemt graag initiatief en schakelt makkelijk tussen een verscheidenheid aan werkzaamheden.
• Je haalt plezier uit het coördineren en ondersteunen van projecten en bezit over goede organisatorische vaardigheden.
• Je bent een teamplayer en kan goed samenwerken.
• Integriteit is voor jou vanzelfsprekend.

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 7: € 2.819 tot € 3.772 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je onder andere 8,3% eindejaarsuitkering en 8% vakantietoeslag. Bereken hier jouw netto salaris.
• Gratis en onbeperkt toegang tot onze online leeromgeving GoodHabitz.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Een (gedeeltelijke) vergoeding van je OV-reiskosten. Kom je liever op de fiets? Dan hebben we een goede fietsregeling.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Waar ga je werken?

Met veel enthousiasme en gastvrijheid de zorg ondersteunen, dáár staat de Facilitaire dienst (FD) van Amsterdam UMC voor. Kerntaken zijn logistiek, eten en drinken, schoonmaak, publieksservice en beveiliging. Er werken ongeveer 700 medewerkers bij de FD. Samen wordt ervoor gezorgd dat ondersteunende processen soepel verlopen en medewerkers hun aandacht volledig kunnen richten op zorg, onderwijs en onderzoek.

In het kader van de fusie in 2018 zijn de facilitaire diensten van de locaties AMC en VUmc samengevoegd tot één facilitaire dienst Amsterdam UMC. Het samenvoegingsproces van beide diensten is nog volop aan de gang. Het nieuwe organogram bestaat uit vier clusters, te weten Supply Chain, Zorgondersteuning, Services & Veiligheid en Staf & Projecten. Finance valt rechtstreeks onder de directeur.

Het team managementondersteuning bestaat in totaal uit vier enthousiaste en gedreven mensen die zelfstandig hun werk uitvoeren.  

 

De eerste ronde sollicitatiegesprekken staat gepland op 24 april tussen 09.00 en 12.00 uur. Wij vragen je om hier alvast rekening mee te houden. De tweede gespreksronde volgt in principe 29 april rond 10.00 uur. 

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie kun je terecht bij Marie-Christine van der Meer, Managementassistent directeur facilitaire dienst via 06-10669785 of mc.vdmeer@amsterdamumc.nl.  

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Charlotte Veen, Recruitment adviseur, via 06-21909282 of c.s.veen@amsterdamumc.nl. 

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Lees hier wat dit inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.