Managementassistent BITS (Beheer Informatie Technologie Services)

Als Management assistent speel je een belangrijke rol in het ondersteunen van de afdeling BITS.
Ben je geduldig, goed in het aanbrengen van structuur en in prioriteitstelling van je werkzaamheden?
Kom dan werken bij de afdeling BITS!

Wat ga je doen?

Als Management Assistent bij BITS ondersteun je de afdeling. Je hebt een grote mate van zelfstandigheid en je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Secretariële en procesmatige ondersteuning, waarbij je zorgt voor een efficiënte planning van werkzaamheden;
• Agendabeheer en ondersteuning van de directeur en manager;
• Afhandelen van mail, post en telefoontjes, zowel in- als extern;
• Faciliteren en notuleren van vergaderingen en de voortgang van besluiten signaleren;
• Redigeren en versturen van brieven en notities;
• Documenten en rapportages verzamelen en digitaal archiveren;
• Registreren van werkuren, verlof in OWS en personeelsmutaties in YouForce;
• Medeverantwoordelijk voor het rooster van de calamiteitendienst;
• Signaleren en inventariseren van knelpunten omtrent efficiëntie en je stelt
  praktische verbeterpunten aan de orde;
• Uitwerken van relevant beleid in protocollen en richtlijnen en deze verspreiden na vaststelling.

Wij bieden jou

• Wij bieden een leuke baan in een professionele werkomgeving. We willen voorop blijven lopen en daar kun jij aan bijdragen. Er is veel ruimte om jezelf verder te ontwikkelen, zowel binnen als buiten de werksituatie;
• Het betreft een functie inzet van 36 uur. Eventueel is inzet van 32 uur mogelijk;
• Vanuit de CAO GGZ de standaard arbeidsvoorwaarden en een salaris in FWG 40 of FWG 45 (min €2387,- max. €3863,- bruto op basis van 36 uur) afhankelijk van opleiding en ervaring;
• Een eindejaarsuitkering van 8,33%, 8% vakantiegeld en je bouwt een pensioen op bij Pensioenfonds Zorg en Welzijn;
• Voor woon-werkverkeer en dienstreizen een 2e klasse mobiliteitskaart, ook te gebruiken voor OV-fiets of een km vergoeding;
• Korting op verzekeringen bij Univé en Centraal Beheer; 
• Een thuiswerkregeling met vergoeding voor werkplekinrichting en vergoeding voor thuiswerkdagen;
• Arkin biedt met 11 specialismen op verschillende locaties ook veel mogelijkheden op langer termijn voor jouw professionele ontwikkeling en persoonlijke groei;
• Een meerkeuzesysteem waarbij je brutoloon kunt gebruiken voor extra vakantie-uren, fietsaanschaf en aanvullende reiskostenvergoeding;
• Voor jouw welzijn een jaarlijks vitaliteitsbudget van maximaal €100,- (bij een vast dienstverband van minimaal 18 uren per week) en een balansbudget van €500,- (naar rato dienstverband) en toegang tot het platform Nrgize voor deelname aan activiteiten zoals bootcamp, yoga en salsa dansen.

Wat breng je mee?

• Je beschikt over een afgeronde Hbo-opleiding of Mbo-opleiding en relevante werkervaring als management assistent of secretarieel medewerker;
• Je hebt affiniteit met IT en ruime ervaring met MS office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint en MS teams) en daarnaast ben je in staat je nieuwe systemen snel eigen te maken;
• Ervaring met OWS en YouForce is een pre;
• Sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden zijn vanzelfsprekend, evenals het omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Je bent proactief, gestructureerd, servicegericht, een echte teamplayer, maar ook goed in staat zelfstandig te werken.

Wie zijn wij?

De afdeling BITS (Beheer, Informatievoorziening, Technologie, en Services) bestaat sinds 2016.
BITS heeft als missie om Arkin onderscheidend te laten zijn in digitale ondersteuning bij de zorg aan onze cliënten. Een mooie uitdaging, waar meer dan 60 collega’s zich dagelijks in een fijne werkomgeving voor inzetten.

BITS is een innovatief en inhoudelijk interessant onderdeel van Arkin. BITS bestaat uit 8 teams, welke zich bezig houden met projecten, data, functioneel en technisch beheer, systemen, infrastructuur, werkplekken en de servicedesk.

Arkin is dé Randstedelijke GGZ aanbieder met 11 specialismen. Samen zijn we de expert op het gebied van de psychiatrie en verslavingszorg. Met elkaar maken we ons sterk voor de mentale veerkracht van onze cliënten.

Interesse?

Denk je te passen in deze functie, dan ontvangen we graag je CV en motivatie.
Mocht je meer informatie over deze vacature willen, dan kun je contact opnemen met Ron Schutz (ron.schutz@arkin.nl).

Deze vacature is gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Interne (voorrangs-)kandidaten gaan voor in de procedure.