Managementassistent IC Centrum

Gezocht: managementassistent voor het IC centrum die het opleidings- en onderzoeksproces maximaal faciliteert. Je bent initiatiefrijk, je hebt gevoel voor verhoudingen én humor. Het werk dat je aflevert is een visitekaartje voor het IC Centrum.

Dit ga je doen

We zoeken een managementassistent verantwoordelijk voor secretariële ondersteuning ten behoeve van onderzoek, opleiding en onderwijs van het IC centrum. Concreet ondersteun je het werk van de opleider van het IC centrum, een hoogleraar van het IC centrum (tevens onderzoeker) en een groep studenten. Je bent samen met een collega managementassistent werkzaam voor dezelfde afdeling en ook samen verantwoordelijk voor continuïteit van jullie beider takenpakketten. Daarnaast maak je onderdeel uit van een divisiesecretariaat van in totaal vijf collega’s met onderling de flexibiliteit om voor elkaar in te springen als dat nodig is. Je krijgt direct leiding van de divisiemanager en werkt in de dagelijkse praktijk vooral samen met en voor de hoogleraar en opleider die gebruik maken van je diensten. 

Concreet ben je voor een viertal resultaatgebieden verantwoordelijk als managementassistent voor het IC Centrum:

• Je biedt organisatorische ondersteuning aan de manager onderzoek en opleiding. Je hebt een signalerende functie ten aanzien van voortgang en deadlines van diverse werkprocessen voor artsen in opleiding en lopende en nieuwe onderzoeken (denk aan personele administratie, verwerken van ziek- betermeldingen, planning en organisatie voortgangsgesprekken, de onderwijsroosters);
• Je geeft administratieve ondersteuning bij de onderwijsfuncties en onderzoeksfuncties van de hoogleraar en staf (begeleiden van promotietrajecten van de promovendi volgens een vastgesteld tijdsschema, vervullen van signaalfuncties voor deadlines ten aanzien van zaken die voortvloeien uit de wetenschappelijke en onderwijsactiviteiten van de opleider of hoogleraar).
• Je biedt secretariële ondersteuning aan de opleider en een hoogleraar gericht op de voortgang in hun werkzaamheden (agendabeheer, zelfstandig mail-, post- en telefoonbehandeling en naar aanleiding daarvan ondernemen van passende actie, het verzorgen en afhandelen van correspondentie, archiefvoering van relevante documenten, et cetera);
• Je realiseert vergaderondersteuning indien nodig (plannen, gasten uitnodigen, regelen ruimte of digitale voorzieningen, verzamelen en verzenden stukken, desgevraagd notuleren, voortgang van actiepunten bewaken). 

Samen met je collega op het IC Centrum ben je ten slotte eerste aanspreekpunt en vraagbaak voor relaties/(externe) contacten van het IC centrum.

Hier ga je werken

Het IC centrum  vormt samen met het OK complex, de Spoedeisende Hulp de Anesthesiologie, de CSDA en het NVIC de divisie Vitale Functies (dVF). Het IC centrum is modern, patiëntgericht en multidisciplinair opgezet. De afdeling beschikt over 36 level-3 bedden. Er wordt zorg op maat geleverd. Dit is mogelijk doordat er gebruik wordt gemaakt van eenpersoonskamers en de processen rondom patiëntenzorg zo optimaal mogelijk zijn ingericht. De beleving van de patiënt in kritieke toestand staat hierbij centraal. De omgeving is op zo’n manier ingericht dat patiënten en familieleden een prettige en vertrouwde sfeer ervaren. Er wordt gewerkt met de meest geavanceerde technieken zodat medewerkers efficiënt en veilig kunnen werken. In het IC Centrum wordt patiëntenzorg, onderwijs en onderzoek dagelijks gecombineerd.

Het secretariaat maakt onderdeel uit van het divisiebureau van Vitale Functies. Het secretariaat heeft als team de verantwoordelijkheid om continuïteit van het werk te bieden aan de collega’s van het leiderschapsteam en de divisie als geheel waar zij voor werken. Het divisiebureau is samengesteld uit specialisten op het gebied van Kwaliteit, Financiën, Planning & Control, Informatievoorziening & ICT, Secretariaat, Onderzoek, Onderwijs en Opleiding. Het divisiebureau draagt bij aan en ondersteunt het leiderschapsteam van de divisie bij het realiseren van hun missie om uit te blinken in perioperatieve en acute zorg door samenwerkings- en ontwikkelingsgericht te zijn

Dit neem je mee

Je bent ervaren in administratie en secretarieel ondersteunend werk, je bent gewend om zelfstandig en initiatiefrijk je werk uit te voeren. Je hebt een proactieve aanpak in de ondersteuning van werkprocessen en mensen en kijkt vooruit zodat je tijdig signalen af kunt geven die borgen dat de opleider en hoogleraar hun afspraken nakomen en deadlines halen. Je houdt er van zorgvuldig te zijn in je werk en bent goed in het beheren van agenda’s en mail, het organiseren van bijeenkomsten, beheer en onderhoud van roosters, verzorgen van documentatie en het maken van verslagen. Je hebt er plezier in om de mensen voor wie je werkt ‘te ontzorgen’, hen net een stap voor te zijn en te attenderen op de stappen in een proces die gevolgd moeten zijn vóór een overeengekomen moment. Je hebt gevoel voor verhoudingen en zet dat in tijdens je interne en externe contacten die voortvloeien uit je rol.

Je beschikt over een havo of vwo diploma en hebt een opleiding tot managementassistent afgerond. Je hebt kennis van en ervaring met secretariële en administratief, organisatorische ondersteuning en werkt graag gestructureerd volgens bepaalde standaarden. Je zet automatisering in om je werk te vergemakkelijken en plaats/tijd onafhankelijk uit te kunnen voeren. 

Aan de wijze waarop je je werk doet, kun je zien dat je betrokken en gedreven bent. Dat je je graag ontwikkeld en nooit uitgeleerd bent. Je kunt goed samenwerken en tegelijkertijd neem je verantwoordelijkheid voor je eigen takenpakket.

Gevraagde competenties en vaardigheden

• Vaardig in het beheren van agenda’s en het behandelen van telefoon- en postverkeer;
• Vaardig in het opstellen van mails of brieven;
• In staat om werkprocessen te ondersteunen door planmatig te werken en het overzicht te bewaren;
• Vaardig in het verwerken van ruwe versies van documenten tot een gereed product;
• Organisatiesensitief en gevoel voor humor;
• Gevoel voor verhoudingen binnen een academisch centrum;
• In korte tijd in staat om het netwerk van de persoon voor wie je werkt te kunnen overzien en op een passende manier tegemoet te treden. 

Het betreft een functie voor bepaalde tijd voor de duur van 1 jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Gezien de bezetting is vrijdag in ieder geval één van je werkdagen.

Wij geloven in de kracht van een divers team waarin ruimte is voor verschillende vaardigheden, expertises, sociale en culturele achtergronden. We zijn benieuwd naar jou!