Medewerker Onderwijsroostering en Administratie

Een veelzijdige functie waarin jij onderwijs mogelijk maakt! Je combineert roostering en administratie, zorgt voor een strak studiejaar en een optimaal rooster. Je bent de spin in het web, houdt overzicht en houdt deadlines scherp.

Dit ga je doen

In deze veelzijdige functie combineer je twee belangrijke rollen binnen onze afdeling Onderwijszaken: roostering en administratieve ondersteuning. Jij bent de verbindende factor die zorgt voor een goed georganiseerd studiejaar én een kwalitatief hoogstaand rooster. We zoeken iemand die moeiteloos schakelt tussen verschillende taken, overzicht houdt en prioriteiten kan stellen. 

Roostering

Als roostermaker/planner maak je deel uit van een hecht team van vijf collega’s. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor het roosteren van al het onderwijs van de universitaire opleidingen van de faculteit Medische Wetenschappen en de UMC Utrecht Academie. Jij richt je voornamelijk op frontoffice-activiteiten, zoals het coördineren van zaalreserveringen binnen het hele UMC. Waar nodig ondersteun je collega’s bij het roosteren van hun pakket. Je werkt met het programma TimeEdit en hebt intensief contact met onderwijssecretariaten, docenten, beleidsmedewerkers en opleidingscoördinatoren. Je verwerkt grote hoeveelheden standaard roosteractiviteiten in een geautomatiseerd systeem en lost complexe puzzels op, zodat studenten een studeerbaar schema krijgen en onderwijsvormen optimaal aansluiten op de beschikbare voorzieningen. 

Administratieve/organisatorische ondersteuning

Naast het roosteren pak je diverse administratieve taken op binnen één of meerdere opleidingen, zoals het aanmelden van nieuwe studenten, cijferverwerking, administratie keuzeonderwijs, tentamenvoorbereiding, inschrijvingen voor cursussen en het verzorgen van diplomering en andere voorkomende werkzaamheden bij onderwijszaken. Voor deze werkzaamheden is jouw helikopterview essentieel: je kunt goed prioriteiten stellen, verantwoordelijkheid nemen voor je eigen taken en zorgt voor een goede afstemming met collega’s. Ook is het belangrijk dat je punctueel bent. Je onderhoudt veel contact met docenten en andere medewerkers van Onderwijszaken en werkt regelmatig met het studentinformatiesysteem. 

Omdat deze functie twee rollen combineert, zoeken we iemand die flexibel is, overzicht houdt in acties en deadlines, en een sterke planning kan maken. 

Hier ga je werken

De afdeling onderwijszaken is onderdeel van het Onderwijscentrum. De afdeling bestaat uit 47 medewerkers en verleent diensten aan studenten, docenten en ondersteunende afdelingen. Binnen de afdeling zijn diensten samengebracht die we voor meerdere opleidingen, in een 'dedicated team', uitvoeren. Klanten zijn studenten, docenten, divisies in het UMC, gremia binnen de Universiteit Utrecht en externe partners en zorginstellingen. De opleidingen zijn de opdrachtgevers. 

Onze dienstverlening vindt plaats in nauwe afstemming en samenwerking met de betreffende opleidingen. De medewerkers van de ondersteunende teams hebben elk een specifiek takenpakket, waaronder inschrijving studenten, resultaatverwerking, planning coschappen, organisatie van buluitreiking, organisatie van de selecties voor de universitaire bachelor- en masteropleidingen en administratieve ondersteuning van specifieke onderwijslijnen. Zij werken in hoge mate zelfstandig. De sfeer op de afdeling is informeel en de lijnen zijn kort. 

Dit neem je mee

Wij zoeken een proactieve, punctuele, daadkrachtige en enthousiaste collega die snel taken oppakt en moeiteloos schakelt tussen verschillende werkzaamheden. Je hebt een hbo-werk- en denkniveau en ruime ervaring als roostermaker of planner, bij voorkeur in het onderwijs. Je bent bekend met geautomatiseerde roostersystemen; ervaring met TimeEdit is een pré. Daarnaast heb je ervaring met administratieve systemen en kennis van studentinformatiesystemen zoals Osiris is een pluspunt. 

Je werkt nauwkeurig, stressbestendig en georganiseerd. Grote hoeveelheden informatie weet je snel te verwerken en om te zetten in een doordachte planning. Je hebt een helikopterview, zoekt graag naar creatieve oplossingen en pakt taken proactief op. De rol van ‘spin in het web’ past jou perfect. 

Qua persoonlijkheid ben je vrolijk, positief en klantgericht. Je vindt het leuk om studenten of medewerkers verder te helpen en doet dit op een vriendelijke, oplossingsgerichte manier. Je communiceert helder en duidelijk, zowel mondeling als schriftelijk, en schakelt makkelijk tussen verschillende gesprekspartners. Je bent een echte teamspeler, maar kunt ook goed zelfstandig werken. Flexibiliteit en stressbestendigheid zijn voor jou vanzelfsprekend, en je hebt snel inzicht in het gebruik van diverse applicaties. Met MS Office werk je moeiteloos. 

Dit bieden we jou

• Deze functie omvat twee rollen: de rol van roosteraar (ongeveer 60%), ingeschaald in schaal 8 (€3.430 – €4.562), en de rol van administratief medewerker (40%), ingeschaald in schaal 7 (€3.020 – €4.041), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur).
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%.
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie.
• Reis je met het OV naar je werk? Bij meer dan 7 km enkele reis krijg je deze kosten 100% vergoed. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan krijg je een vergoeding van € 0,18 per km (tot max. 40 km enkele reis met de auto).
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen.
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.