Directiesecretaresse

Maak jij het mogelijk dat collega’s hun werk goed én met plezier kunnen doen, doordat jij alles achter de schermen soepel regelt – van onboarding tot managementondersteuning?

Als nauwkeurige en proactieve directiesecretaresse en onboardingspecialist bij de Spoedeisende Psychiatrie Amsterdam (SPA) ben jij de stille kracht die vooruitdenkt, werk uit handen neemt en onze managers een echte sparringpartner biedt.

De SPA biedt 24/7 acute psychiatrische hulp aan mensen in (zeer) ernstige psychische of psychosociale nood, vaak gecombineerd met verslavingsproblematiek. Het werk is intens, maar ook enorm betekenisvol. Hier draait alles om samenwerking, verbinding en gedrevenheid – en jij brengt dat mee in alles wat je doet.

Wat jou drijft, is zorgen dat alles op rolletjes loopt. Dankzij jouw overzicht en initiatief kunnen onze zorgprofessionals zich volledig richten op hun belangrijkste taak: de juiste zorg leveren. En dankzij jouw aandacht en organisatiekracht voelt iedere nieuwe collega zich vanaf dag één welkom, gezien en goed voorbereid. Jij bent daarmee de motor achter een professionele én warme start.

Als directiesecretaresse vorm je samen met twee directeuren (bedrijfsvoering en behandelzaken) en vier MT-leden een compact maar slagvaardig team. Er gebeurt veel tegelijk, er wordt snel geschakeld – en daarin houd jij moeiteloos het overzicht. Je ondersteunt, organiseert en coördineert met energie en gevoel voor prioriteit, midden in de dynamiek van de acute zorg.

Wat ga je doen?

• Regie op agenda’s en informatie: Je beheert complexe agenda’s, verzamelt relevante informatie en zorgt dat de directie altijd goed voorbereid is—of het nu gaat om overleg met het MT, crisisteams of externe partners.
• Overleggen en bijeenkomsten: Je organiseert vergaderingen, maakt notulen, regelt werkbezoeken en ondersteunt bij MT-dagen en strategische sessies.
• Ook de onboarding van nieuwe collega’s behoort tot jouw werkzaamheden. Je regisseert het hele proces van A tot Z. Denk aan het coördineren van introductiedagen, tijdig en correct regelen van IT- en HR-toegang, hardware bestellen en bij installatie ondersteunen. Je zorgt voor welkomstmails en informeert teams over de komst van nieuwe collega’s. Op dag 1 ontvang je de nieuwe collega persoonlijk en check je of alle programma’s en systemen toegankelijk zijn. Zo geef je iedereen een vliegende start.
• Coördinatie en communicatie: Onderhoud van contacten met managementteam, staf en interne/externe partijen.
• Proces- en systeemondersteuning: Je beheert mailboxen, HR-administratie en bewaakt lopende processen.
• Projectmatige én organisatorische ondersteuning: Je pakt zelfstandig projecten op, denkt mee over verbeteringen en fungeert als klankbord voor de directie.
• Documentatie en nieuwsvoorziening: Je beheert het digitale archief en verzorgt interne communicatie, zoals nieuwsbrieven.

Wat breng je mee?

Je bent een stevige organisator met een groot verantwoordelijkheidsgevoel en een open houding. Je houdt van structuur, maar weet ook om te gaan met de dynamiek van de dag. Je bent servicegericht en neemt initiatief.

Je hebt:

• Minimaal hbo werk- en denkniveau
• 5+ jaar ervaring in een vergelijkbare functie op directieniveau, bij voorkeur binnen een complexe of zorginhoudelijke organisatie
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
• Handig met de Microsoft Office apps (Word, Excel, Outlook e.d.), ervaring met YouForce is een pre
• Interesse in technologische innovatie – je kijkt graag vooruit en denkt in slimme oplossingen
• Een positieve, praktische en verbindende werkstijl

Je bent:

• Nauwkeurig, integer, betrouwbaar en diplomatiek
• Proactief en in staat zelfstandig te werken
• Flexibel, met een gezonde dosis veerkracht
• Sterk in plannen, organiseren, structuur aanbrengen en communiceren; je houdt overzicht en blijft kalm, ook bij drukte.
• Een natuurlijk organisatietalent, sterk in coördinatie en overzicht
• Verantwoordelijk, met een scherp oog voor wat er speelt
• Toegankelijk en communicatief sterk, met gevoel voor menselijke maat

Wij bieden jou

• Vanuit de CAO GGZ de standaard arbeidsvoorwaarden FWG 50 (min. €2857,- en max. €4434,- bruto op basis van 36 uur) afhankelijk van ervaring;
• Wij bieden een jaarcontract voor 24-36 uur per week, met de intentie om dit te verlengen of om te zetten in een vast contract;
• Een eindejaarsuitkering van 8,33%, 8% vakantiegeld en je bouwt een pensioen op bij Pensioenfonds Zorg en Welzijn;
• Voor woon-werkverkeer en dienstreizen een 2e klasse mobiliteitskaart, ook te gebruiken voor OV-fiets of een km vergoeding;
• Korting op verzekeringen bij Univé en Centraal Beheer;
• De mogelijkheid tot thuiswerken, met de thuiswerkregeling met vergoeding voor werkplekinrichting en vergoeding voor thuiswerkdagen;
• Arkin biedt met 11 specialismen op verschillende locaties ook veel mogelijkheden op langer termijn voor jouw professionele ontwikkeling en persoonlijke groei, hiervoor hebben we een breed trainingsaanbod;
• Toegang tot de Arkin Academie voor professionele ontwikkeling en * *Onbeperkt toegang tot Good Habits voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een meerkeuzesysteem waarbij je brutoloon kunt gebruiken voor extra vakantie-uren, fietsaanschaf en aanvullende reiskostenvergoeding;
• Voor jouw welzijn een jaarlijks vitaliteitsbudget van maximaal €100,- (bij een vast dienstverband van minimaal 18 uren per week) en toegang tot het platform Nrgize voor deelname aan activiteiten zoals bootcamp, yoga en salsa dansen.

Meer weten over deze vacature?

Herken jij jezelf in bovenstaand profiel of wil je meer inhoudelijke informatie over de functie? Voel je vrij om contact op te nemen met Marjo Wolters, manager bedrijfsvoering SPA via contactinformatie of met onze Recruiter Thijs van Woudenberg via contactinformatie .

Reageren kan zolang de vacature online staat. Hebben wij een nieuwe collega mogen verwelkomen dan wordt de vacature gesloten.

Wij zoeken het liefst zelf naar nieuwe collega’s, dat vinden we wel zo persoonlijk.  Acquisitie wordt dan ook niet op prijs gesteld.

Over het bedrijf

De Spoedeisende Psychiatrie Amsterdam (SPA) is onderdeel van Arkin en biedt 24/7 acute psychiatrische zorg aan mensen in crisissituaties. Ons team bestaat uit gedreven professionals die zich dagelijks inzetten voor het welzijn en de stabiliteit van onze cliënten. We werken vanuit een holistische en mensgerichte benadering, waarbij we oog hebben voor zowel de psychische als sociale context van de cliënt.

Binnen SPA heerst een hechte en ondersteunende werksfeer waarin samenwerken, innovatie en ontwikkeling centraal staan. We bieden ruimte voor persoonlijke groei en stimuleren medewerkers om actief mee te denken over verbeteringen in de zorg. Werken bij SPA betekent werken in een uitdagende omgeving waarin je écht impact kunt maken.