Managementassistent | Polikliniek en Dagbehandeling

De telefoon gaat. Een collega heeft een vraag. Er moet iets geregeld worden voor een nieuwe medewerker. Ondertussen bereiden twee managers zich voor op een overleg.

Jij houdt het overzicht.

Als managementassistent ben je hier veel meer dan een organisator. Je bent de ogen en oren van de managers en een vertrouwd gezicht voor collega's.

Je bent zichtbaar aanwezig in de kantoortuin, weet wat er speelt binnen het team en merkt het wanneer iemand hulp nodig heeft. In een omgeving waar veel gebeurt, ben jij de stabiele factor. Iemand bij wie collega's makkelijk binnenlopen en op wie managers kunnen vertrouwen.

Voor onze polikliniek en dagbehandeling in Utrecht zoeken we een managementassistent die graag verbindt, organiseert en meedenkt.

Wat ga je doen?
Je zorgt ervoor dat de dagelijkse ondersteuning van de managers en het team soepel verloopt. Daarbij schakel je tussen verschillende werkzaamheden en houd je overzicht, ook als er veel tegelijk speelt.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Het beheren van agenda's en plannen van afspraken.
• Het voorbereiden, notuleren en opvolgen van vergaderingen.
• Het verwerken van verlofaanvragen, personeelsmutaties en ziek- en herstelmeldingen.
• Het verwelkomen van nieuwe collega's en ondersteunen van het onboardingsproces.
• Het organiseren van bijeenkomsten, trainingen en teamactiviteiten.
• Het beheren van trainingsaanmeldingen.
• Het afhandelen van facturen en andere administratieve werkzaamheden.
• Het onderhouden van contact met collega's binnen Jellinek en Arkin om zaken snel geregeld te krijgen.

Daarnaast zie je waar processen slimmer kunnen en denk je mee over verbeteringen.

Waarom deze functie bijzonder is
Je komt terecht in een relatief nieuw team waar collega's voor elkaar klaar staan. De sfeer is open, laagdrempelig en sociaal. Mensen helpen elkaar en de lijnen zijn kort.

De managers zoeken iemand die zichtbaar aanwezig is binnen het team. Iemand die verbinding brengt, oprechte interesse toont en een stabiele factor is in een omgeving waar veel gebeurt.

Je bent de ogen en oren van de managers. Je merkt wat er speelt, weet mensen met elkaar te verbinden en draagt bij aan een prettige werkomgeving.

"We zoeken iemand die niet alleen goed organiseert, maar vooral zorgt voor verbinding. Iemand bij wie collega's makkelijk binnenlopen en die overzicht houdt als het druk is."
— Niels, Manager Bedrijfsvoering

Wij bieden jou

• Vanuit de CAO GGZ de standaard arbeidsvoorwaarden en een salaris in FWG 40 of 45, afhankelijk van ervaring; 
• Een jaarcontract voor 32-36 uur per week en de mogelijkheid tot vast contract bij 12 maanden; 
• Een eindejaarsuitkering en vakantiegeld van 8,33%, vakantiegeld en je bouwt een pensioen op bij Pensioenfonds Zorg en Welzijn; 
• Voor woon-werkverkeer en dienstreizen een 2e klasse mobiliteitskaart, ook te gebruiken voor OV-fiets of een km vergoeding; 
• Korting op verzekeringen bij Univé en Centraal Beheer; 
• Arkin biedt met 11 specialismen op verschillende locaties ook veel mogelijkheden op langer termijn voor jouw professionele ontwikkeling en persoonlijke groei;
• Toegang tot de Arkin Academie voor professionele ontwikkeling en * *Onbeperkt toegang tot Good Habits voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een meerkeuzesysteem waarbij je brutoloon kunt gebruiken voor extra vakantie-uren, fietsaanschaf, opleiding, aanvullende reiskostenvergoeding en opleidingen;
• Voor jouw welzijn een jaarlijks vitaliteitsbudget van maximaal €100,- (bij een vast dienstverband van minimaal 18 uren per week) en toegang tot het platform Nrgize voor deelname aan activiteiten zoals bootcamp, yoga en salsa dansen.

Je werkt vanuit onze locatie aan de Arthur van Schendelstraat 800 in Utrecht.

Wat breng je mee?
Je vindt het leuk om mensen te ondersteunen en dingen goed te regelen. Je krijgt energie van contact met collega's en voelt je prettig in een dynamische omgeving.

Je werkt gestructureerd en houdt overzicht, ook als er meerdere zaken tegelijk spelen. Daarbij blijf je rustig, denk je in oplossingen en pak je zelfstandig zaken op.

Verder heb je:

• Een mbo-4 diploma, bijvoorbeeld in managementondersteuning of secretarieel werk.
• Ervaring met Microsoft Office, zoals Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Een zorgvuldige en discrete manier van werken.

Ervaring in een vergelijkbare functie is fijn. Kennis van Youforce en OWS is een pluspunt, maar geen vereiste.

Werken bij ons
Jellinek is dé expert in Nederland op het gebied van verslavingszorg. Wij behandelen een diverse cliëntengroep, voor zowel gedragsverslaving als middelenafhankelijkheid. Onze behandelingen zijn licht als het kan, intensief als het moet, en effectief en innovatief. Dit zie je terug in de werkwijze en cultuur bij Jellinek.Jellinek is ook een onderdeel van Arkin. Arkin is een overkoepelende stichting die 11 merken omvat die psychiatrische- en verslavingszorg bieden. Arkin is ook een opleidingsinstituut en verricht wetenschappelijk onderzoek.

Meer weten over deze vacature?
Ben je enthousiast geworden naar deze functie of heb je vragen? Neem dan via mail contact op met Niels van Barneveld, manager bedrijfsvoering via contactinformatie of met onze recruiter Thijs van Woudenberg.

Reageren kan zolang de vacature online staat. Hebben wij een nieuwe collega mogen verwelkomen dan wordt de vacature gesloten.

Wij zoeken het liefst zelf naar nieuwe collega’s, dat vinden we wel zo persoonlijk. Acquisitie wordt dan ook niet op prijs gesteld.

Over het bedrijf

Arkin is dé Randstedelijke GGZ aanbieder met 11 specialismen. Samen zijn we de expert op het gebied van de psychiatrie en verslavingszorg. Met elkaar maken we ons sterk voor de mentale veerkracht van onze cliënten.

Bij Arkin werken 4.200 betrokken, gedreven professionals die hun nek durven uitsteken. Zij zijn continu op zoek naar maatwerkoplossingen voor hun cliënt. Daarbij telt kwaliteit, steeds opnieuw. Wij stimuleren medewerkers dan ook via uitgebreide opleidingsprogramma’s zich blijvend in hun vakgebied te ontwikkelen.