Secretaresse Bedrijfsbureau Apotheek

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van regelen, samenwerken en contact met verschillende afdelingen? Op het Bedrijfsbureau van de Apotheek ondersteun je leidinggevenden en collega's én bouw je een breed intern netwerk op binnen het ziekenhuis.

Dit ga je doen

Als secretaresse op het Bedrijfsbureau lever je een belangrijke bijdrage aan de dagelijkse organisatie van de Apotheek. Je ondersteunt de leidinggevenden, zorgt dat processen soepel verlopen en bent betrokken bij uiteenlopende werkzaamheden die collega's helpen hun werk goed te kunnen doen.

De combinatie van organiseren, plannen, ondersteunen en samenwerken met collega's uit verschillende disciplines maakt dit een afwisselende functie met veel eigen verantwoordelijkheid.

Een greep uit jouw takenpakket

• Je beheert diverse agenda's van de leidinggevenden.
• Je bereidt vergaderingen voor, notuleert en bewaakt de actiepunten van verschillende commissies.
• Je archiveert protocollen en beheert en zet Ultimo-meldingen uit.
• Je verwerkt dienstroosters in ons planningssysteem.
• Je zorgt ervoor dat nieuwe collega's een goede start maken binnen de afdeling.
• Je organiseert teamuitjes en afdelingsactiviteiten.
• Je draagt bij aan een representatieve en goed georganiseerde afdeling.

Hier kom je te werken

Het Bedrijfsbureau Apotheek bestaat uit een secretaresse, een administratief medewerker en een roosterplanner. Samen ondersteunen jullie dagelijks de medewerkers van de Klinische en Poliklinische Apotheek in Utrecht en Zeist.

Je komt terecht in een hecht team van ongeveer 100 collega's. De Poliklinische Apotheek verstrekt medicatie aan patiënten na een bezoek aan de specialist of bij ontslag uit het ziekenhuis. De Klinische Apotheek verzorgt de medicatievoorziening binnen het ziekenhuis. Beide onderdelen werken nauw met elkaar samen.

De sfeer is professioneel en informeel, met korte lijnen en een sterke focus op samenwerking. Je standplaats is Utrecht, maar wanneer nodig werk je ook op onze locatie in Zeist. Je werktijden zijn tussen 07.30 en 17.00 uur.

Dit breng je mee

• Je beschikt over mbo+ werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring als (afdelings)secretaresse.
• Je hebt een goede beheersing van Microsoft Office.
• Je werkt zelfstandig en gestructureerd.
• Je bent dienstverlenend, accuraat en kunt ook op drukke momenten het overzicht bewaren.
• Je staat stevig in je schoenen en schakelt gemakkelijk in een dynamische omgeving.

Dit krijg je ervoor terug

• Jaarcontract van 32 uur per week, met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Een salaris van € 2.750,- tot € 3.959,- bruto per maand (FWG 40) bij 36 uur per week.
• Een persoonlijk opleidingsbudget van € 750,- per jaar.
• Een eindejaarsuitkering en vakantietoeslag van allebei 8,33%.
• Een reiskostenvergoeding volgens de cao Ziekenhuizen. Reis je met het ov en woon je minimaal 10 kilometer van het werk? Dan vergoeden we je ov-kosten volledig.
• Extra verlofdagen of een nieuwe fiets met belastingvoordeel? Jij kiest zelf wat bij je past met ons keuzebudget.
• Je wettelijke verlof breiden we uit met 57 uur per jaar (bij een 36-urige werkweek). Deze PLB-uren zet je flexibel in, bijvoorbeeld voor extra vrije tijd wanneer het jou uitkomt.
• Gezellige uitjes en activiteiten georganiseerd voor en door collega’s. Geen verplichting, wel gezellig.
• Blijf in balans met online yogalessen en ontwikkel jezelf met toegang tot trainingen via GoodHabitz.

Meer weten over deze vacature?

Neem gerust contact op met Sandra van der Zon, afdelingsmanager Apotheek, via contactinformatie bereikbaar op ma, di, woe, vrij). We helpen je graag verder met je vragen!

Het sollicitatieproces bestaat uit één sollicitatiegesprek en eventueel een dagdeel meelopen.

Goed om te weten: voor of direct na het arbeidsvoorwaardengesprek vragen wij twee referenties na en bij indiensttreding vragen wij om een VOG.