Secretaresse bedrijfsbureau Medische staf Isala

Ben jij die leuke, gezellige en professionele collega die het bedrijfsbureau medische staf wil komen ondersteunen? 

Wegens het vertrek van een collega en uitbreiding van taken zijn wij op zoek naar een toegewijde, ervaren, enthousiaste en professionele collega voor de functie van Secretaresse bedrijfsbureau Medische staf Isala (0,8 fte/ 32 uur). 

Het bedrijfsbureau Medische Staf ondersteunt zowel de Vereniging de Medische Staf Isala (VMS-I) als het Medisch Specialistisch Bedrijf Isala (MSB-I). In totaal gaat het om 470 medisch specialisten. De besturen van de VMSD (Vereniging Medisch specialisten in dienstverband) en het MSB-I (vrijgevestigde medisch specialisten) vormen gezamenlijk het bestuur van de VMS-I en worden ondersteund door het bedrijfsbureau. 

Wat ga je doen?

Als secretaresse behoren de volgende taken tot je werkzaamheden:

• Het coördineren van activiteiten en werkzaamheden.
• Het onderhouden van interne (binnen de medische staf en het ziekenhuis) en externe contacten op operationeel en tactisch niveau.
• Het ontvangen en begeleiden van bezoekers, beantwoorden van vragen en het zo nodig door verwijzen.
• Het verzorgen van het binnenkomend telefoonverkeer.
• Het beheren van complexe agenda`s inclusief het op basis van prioriteitstelling maken van afspraken.
• Het voorbereiden van vergaderingen (o.a. commissies en ledenvergaderingen) en het onderhouden van contacten met diverse organisaties.
• Het opstellen van correspondentie en notities aan de hand van steekwoorden.
• Het notuleren van (on)gestructureerde vergaderingen, besprekingen en andere vormen van overleg.
• Het professionaliseren van het huidige archief.
• Het ten behoeve van het stafbestuur/secretaris inwinnen en bewerken van diverse soorten (vertrouwelijke) informatie.
• Het ondersteunen, bewaken en archiveren van (financiële) afspraken tussen ziekenhuis en MSB-I en tussen MSB-I en de vakgroepen. 

Waar ga je werken?

Het bedrijfsbureau medische staf bestaat uit een secretarieel deel en een staf deel (HR - Kwaliteit - Financiën en Projectondersteuning). Ons team bestaat momenteel uit 9 gezellige en leuke collega`s. Er is veel informeel overleg zowel binnen het team als met de bestuurders. De werkzaamheden zijn heel divers en maken het werken binnen het bedrijfsbureau interessant en uitdagend. Met elkaar ontwikkelen en professionaliseren we telkens onze werkzaamheden binnen het bureau. Daarbij verwachten we van iedereen een bijdrage. 

Wie ben je en wat breng je mee?

• Je hebt een hbo-werk- en -denkniveau.
• Je beschikt over goede contactuele en schriftelijke vaardigheden.
• Je hebt ervaring met het opstellen van complexe notulen.
• Je kunt het overzicht bewaren (ook tijdens hectische momenten). Je kan snel inspelen op verschillende situaties.
• Je bent proactief en zorgt ervoor dat taken tijdig en volledig worden uitgevoerd.
• Je hebt een scherp oog voor detail en werkt nauwkeurig/gestructureerd.
• Je kunt goed overzicht behouden in complexe materie.
• Je bent accuraat, stressbestendig en je kunt de juiste prioriteiten stellen. Je hebt een flexibele instelling en je bent bereid af en toe s ‘avonds te werken.
• Je hebt gevoel voor discretie en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Daarnaast kun je zowel zelfstandig als in teamverband werken binnen een omgeving die volop in ontwikkeling is. 

Wat bieden wij?

• De functie wordt gesteld voor bepaalde tijd van 1 juli 2025 tot 1 juli 2026. Bij gebleken geschikt van beide kanten zal dit daarna worden omgezet voor onbepaalde tijd.
• De Cao Ziekenhuizen is van toepassing. De functie is ingedeeld in FWG 45 met vanaf augustus 2025 een maximumsalaris van € 4.177,00 bruto bij een fulltime dienstverband (36 uur per week).
• Mocht je in Isala werkzaam zijn en al een dienstverband voor onbepaalde tijd hebben dan zal dit worden overgenomen. Het gaat om 32 uur verdeeld over 4 dagen (maandag-dinsdag-woensdag-donderdag). Ook is het mogelijk om, na een inwerkperiode, 1 dag thuis te werken. 

Wil je meer weten?

Heb je vragen? Bel gerust voor meer informatie en neem contact op met het bedrijfsbureau Medische staf via telefoonnummer contactinformatie of via mail bms@isala.nl. 

Interesse?

Lijkt het je leuk om onderdeel te worden van ons team, dan nodigen wij je uit te solliciteren. Wij ontvangen je sollicitatie graag voor 2 juni aanstaande onder vermelding van referentienummer 257575. 

Solliciteren kan uitsluitend via de sollicitatiebutton.