Secretaresse Klachtencommissie

Ben jij een organisatietalent dat overzicht bewaart, zorgvuldig werkt en moeiteloos schakelt tussen verschillende betrokkenen? Vind je het belangrijk om een bijdrage te leveren aan een zorgvuldige en onafhankelijke behandeling van klachten binnen de geestelijke gezondheidszorg? Dan zijn wij op zoek naar jou. 

Wat ga je doen? 

• Je bent als Secretaresse Klachtencommissie verantwoordelijk voor de secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning van de Klachtencommissie van GGZinGeest. Je bewaakt de voortgang van de klachtenprocedures en denkt actief mee over een efficiënte en zorgvuldige inrichting van de werkprocessen.

• Je organiseert bemiddelingsgesprekken en hoorzittingen, plant afspraken en zorgt ervoor dat dossiers volledig en tijdig beschikbaar zijn. Je bewaakt wettelijke termijnen, signaleert knelpunten in het proces en zorgt ervoor dat alle betrokkenen tijdig worden geïnformeerd.

• Je treedt op als secretaris tijdens bemiddelingsgesprekken en verzorgt de verslaglegging. Daarnaast ondersteun je de klachtencommissie bij (plenaire) vergaderingen, bereid je bijeenkomsten voor en zorg je voor een correcte administratieve afhandeling van besluiten en correspondentie.

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor cliënten, vertegenwoordigers, commissieleden en zorgprofessionals. Je informeert betrokkenen over de klachtenprocedure, beantwoordt vragen en zorgt voor een professionele en zorgvuldige communicatie gedurende het gehele proces.

• Daarnaast draag je zorg voor een goed ingericht registratiesysteem, verzorg je de archivering van dossiers, houd je standaarddocumenten actueel en verwerk je geanonimiseerde uitspraken in de landelijke database. Ook ondersteun je bij organisatorische en administratieve werkzaamheden, zoals het beheren van agenda's, het verwerken van declaraties en het bestellen van kantoorartikelen.

• In deze dynamiek breng jij structuur en overzicht. Je werkt zelfstandig, stelt prioriteiten en zorgt ervoor dat de klachtencommissie optimaal wordt ondersteund, zodat iedere klacht zorgvuldig, objectief en binnen de geldende procedures kan worden behandeld.

 

Over de afdeling 

• De Klachtencommissie behandelt klachten van cliënten op een onafhankelijke, zorgvuldige en deskundige wijze. De commissie levert daarmee een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van de zorg en aan het vertrouwen van cliënten in onze organisatie.

• Als Secretaresse  vorm je de spil van het secretariaat van de klachtencommissie. Je werkt nauw samen met de voorzitter, secretaris-juristen en commissieleden en onderhoudt contacten met cliënten, vertegenwoordigers, behandelaren, managers, externe instanties en andere GGZ-klachtencommissies.

• Je werkt zelfstandig binnen de kaders van de klachtencommissie en ontvangt functionele aansturing van de voorzitter van de commissie. Binnen deze veelzijdige functie krijg je veel eigen verantwoordelijkheid en ruimte om processen verder te optimaliseren.

 

Wat verwachten we van jou? 

• Vanuit een stevige secretariële basis en een proactieve houding zorg je voor een professionele ondersteuning van de klachtencommissie. Je bent sterk georganiseerd en weet ook onder tijdsdruk het overzicht te bewaren.

• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en bent in staat om op een tactvolle en dienstverlenende manier te communiceren met cliënten, commissieleden en andere betrokkenen. Daarbij ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en weet je verschillende belangen op een professionele manier met elkaar te verbinden.

• Je werkt nauwkeurig, bent administratief sterk en hebt ervaring met verslaglegging en het beheren van complexe administratieve processen. Je kunt zelfstandig prioriteiten stellen, denkt vooruit en signaleert tijdig knelpunten in de voortgang van werkzaamheden.

• Je hebt een afgeronde opleiding op hbo-niveau, aangevuld met relevante secretariële ervaring. Je beschikt over uitstekende digitale vaardigheden, waaronder ruime ervaring met Microsoft Outlook en de overige Microsoft Office-programma's.

• Kennis van de Wvggz en/of de Wkkgz is een pré.

• Je beschikt over een gezonde dosis initiatief, discretie, representativiteit en organisatiesensitiviteit, waardoor je een betrouwbare en professionele ondersteuning biedt aan de klachtencommissie.

   

Ook belangrijk 

• Wij staan nadrukkelijk open voor kandidaten die willen bijdragen aan een onafhankelijke en zorgvuldige behandeling van klachten binnen GGZinGeest

• Het betreft een functie voor 24 uur per week, voor de duur van 6 maanden, met uitzicht op verlenging.

• De functie is ingeschaald in FWG 45 conform de cao GGZ. Je salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring.

• Bekijk alle  arbeidsvoorwaarden 

   

Onze #Geestverwanten geven je alvast een eerlijke blik achter de schermen: geen strakgetrokken plaatjes, maar gewoon zoals het is: warm, betrokken en met de nodige humor. Een plek waar je samen leert, groeit en met jouw werk iedere dag bijdraagt aan een zorgvuldige en mensgerichte behandeling van klachten.