Secretaresse Ombuds- en Vertrouwenszaken

Intro

Wil jij als de spil op de afdeling Ombuds- en Vertrouwenszaken van Amsterdam UMC fungeren en schep jij er plezier in om onze werkzaamheden optimaal te ondersteunen? Wees dan welkom in ons team. We bieden je een inclusieve werkomgeving met ruimte voor verschillen.

Wat ga je doen?

Als secretaresse ga je werken voor de afdeling Ombuds- en Vertrouwenszaken. Deze afdeling levert een waardevolle bijdrage aan een veilig en gezond leer- en werkklimaat binnen Amsterdam UMC. In deze functie vervul je een belangrijke en ondersteunende rol voor dagelijkse processen en de werkzaamheden van de ombudsman, de adviseurs Ombuds- en Vertrouwenszaken, de projectleider en de vertrouwenspersonen van de afdeling.

Tot jouw werkzaamheden behoren:

• Behandelen van telefoonverkeer, correspondentie (e-mail) en agenda beheer.
• Notuleren van uiteenlopende vergaderingen en het bewaken van de voortgang van daaruit voortvloeiende actiepunten.
• Verrichten van organisatorische al dan niet voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van (online) bijeenkomsten, vergaderingen en cursussen.
• Ondersteunen van de interne en externe communicatie, onderhouden van relaties en bijdragen aan de zicht- en vindbaarheid van de afdeling.
• Bieden van ondersteuning aan onder andere de ombudsman, de adviseurs Ombuds- en Vertrouwenszaken en de projectleider voor de dagelijkse processen binnen de afdeling.
• Verrichten van algemene taken en verschillende (al dan niet projectmatige) werkzaamheden voor een goed lopende dagelijkse gang van zaken binnen en buiten het secretariaat.

Wat neem je mee?

• Hbo- werk- en denk niveau.
• Ervaring in een secretariële functie is een voordeel.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift. Een goede beheersing van de Engelse taal is een pré.
• Affiniteit met sociale veiligheid.
• Brede kennis van Microsoft Office, met name Outlook, Word, Excel en Teams.
• Kennis van en/of ervaring met Oracle en SharePoint is een pre.

Je bent vriendelijk, open en toegankelijk voor collega's binnen en buiten Ombuds- en Vertrouwenszaken. Je verbindt op natuurlijke wijze, bent sociaal vaardig en hebt een goed gevoel voor verhoudingen, waardoor je op verschillende niveaus kunt schakelen. In drukke periodes bewaar je rust en overzicht, onderscheid je hoofd- en bijzaken en ga je goed om met integriteit en vertrouwelijkheid. Je werkt graag samen in een collegiaal team.

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 7: € 2.932 tot € 3.923 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie-uren: 190,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Bij 7 km of meer (enkele reis) 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Je ontvangt een vergoeding à €0,18 per km.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Waar ga je werken?

Je gaat aan de slag in een relatief klein en hecht team. Naast jou als secretaresse bestaat het team uit een ombudsman, 2 adviseurs Ombuds- en Vertrouwenszaken, een projectleider sociale veiligheid en 9 vertrouwenspersonen voor ongewenste omgangsvormen en integriteit. Je werkt 24 uur per week. In overleg bepalen we hoe je deze uren verdeelt. Je bent werkzaam op zowel Amsterdam UMC, locatie AMC als locatie VUmc. 

Voor inhoudelijke informatie kun je terecht bij Carolijn Winnubst, ombudsman, via 06 8655 5820 of c.a.winnubst@amsterdamumc.nl.

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Bente van den Heuvel, recruitmentadviseur, via 06 2044 3846 of b.s.vandenheuvel@amsterdamumc.nl. 

Een referentiecheck, screening en aanstellingskeuring zijn onderdeel van de procedure. Lees hier of dit ook voor jou geldt. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). 

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.