Secretaresse Raad van Bestuur

Intro

Ben je accuraat, proactief, vrolijk en een kei in je vak? Dan zijn we op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

In verband met de reorganisatie van de dienst Bestuursondersteuning en Juridische Zaken (BJZ) zijn wij op zoek naar een tijdelijke secretaresse ter ondersteuning van de raad van bestuur. In deze functie bied je secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning aan het vijfkoppige bestuur en aan de secretarissen van zowel de raad van bestuur als de raad van toezicht. Samen met je collega-secretaresses draag je bij aan een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden van het bestuur.

Je taken bestaan onder andere uit:

• agendabeheer;
• het voorbereiden van vergaderingen;
• het afhandelen van correspondentie;
• het bewaken van deadlines en afspraken.

Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorg je voor een goede informatievoorziening binnen het team.

Elk bestuurslid heeft een eigen portefeuille en wordt ondersteund door een vaste secretaresse. In deze tijdelijke rol ondersteun je primair het lid van de raad van bestuur dat tevens de functie van CFO vervult, maar je springt ook flexibel bij waar nodig om collega-secretaresses te ondersteunen. Je werkt nauw samen met het secretariaatsteam en de stafadviseurs.

Wat neem je mee?

• Hbo werk- en denkniveau en aantoonbare secretariële ervaring.
• Communicatieve vaardigheden (Nederlands en Engels), Microsoft Office, Outlook en digitaal werken zijn voor jou geen enkel probleem.
• Positieve energie en enthousiasme waarmee jij ad hoc werk het hoofd biedt en met plezier die extra stap zet.
• Goede contactuele eigenschappen, je beweegt je makkelijk tussen verschillende lagen in de organisatie en je hebt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen.
• Teamspirit en zelfstandigheid. Jij werkt graag samen, maar ook goed alleen. Daarnaast ben je flexibel, zowel in werktijden, werkplek als het ondersteunen en werk overnemen van collega's.
• Integriteit. Vertrouwelijke informatie blijft bij jou vertrouwelijk.
• Professionaliteit, doortastendheid, klantgerichtheid en discretie.
• Plezier in het ondersteunen van meerdere personen tegelijkertijd, je hebt een hoog werktempo en bent stressbestendig.

Wat bieden we jou?

• Een contract voor de periode van zes maanden. 
• Inschaling in salarisschaal 8: € 3.430 tot € 4.562 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie-uren: 190,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Bij 7 km of meer (enkele reis) 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Je ontvangt een vergoeding à €0,18 per km.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Waar ga je werken?

De dienst Bestuursondersteuning en Juridische Zaken (BJZ) adviseert en ondersteunt de raad van bestuur en de raad van toezicht op het gebied van bestuurlijke en juridische zaken. De medewerkers van BJZ vormen een team van professionele en zelfstandige medewerkers, gericht op effectieve, efficiënte en representatieve ondersteuning van de raad van bestuur en raad van toezicht.

Je maakt deel uit van het secretariaat van de raad van bestuur, dat valt binnen de dienst Bestuursondersteuning en Juridische Zaken (BJZ) en werkt op beide locaties van Amsterdam UMC. Dit team bestaat uit 9 collega's die ieder een eigen focus hebben maar toch een team vormen. Collega's kunnen elkaars werkzaamheden dan ook zonder problemen overnemen. 

 

De functie komt vacant per 1 januari 2026.

Sollicitaties zullen zoveel mogelijk doorlopend in behandeling worden genomen. Mocht er een geschikte kandidaat zijn gevonden, zal de vacature eerder sluiten. Heb je interesse? Wacht dan niet met solliciteren!

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie kun je terecht bij Marion Zeeman, bureaumanager raad van bestuur, via contactinformatie of via rvb.secretariaat@amsterdamumc.nl.

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Charlotte Veen, recruitmentadviseur, via 06 2190 9282 of c.s.veen@amsterdamumc.nl.

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Bekijk wat het inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.