Secretaresse voor Cluster API

Je gaat deel uitmaken van het clusterbureau API (Acuut, Perioperatief en Intensief). Het team bestaat uit 14 secretaresses en stafassistenten, verdeeld over diverse werkplekken in het cluster, elk met eigen en deels gecombineerde taken.
Je werkt nauw samen met je collega secretaresses om ervoor te zorgen dat alle werkzaamheden goed en vlot verlopen. Ook vervang je elkaar bij ziekte en/of vakantie.
Het secretariaat heeft een spilfunctie. Het werktempo ligt hoog, er wordt veel geschakeld en gedurende de werkdag is er regelmatig inloop van collega’s met diverse vragen. Maar we maken ook tijd vrij voor een gezamenlijk kopje koffie, even bijpraten en aandacht voor elkaar. Collegialiteit en humor zijn belangrijke pijlers binnen ons team.

Wat ga je doen?
Jouw taken liggen op het gebied van de ondersteuning van het afdelingshoofd, Chef de Clinique, managementteam en stafoverleg van de Intensive Care Volwassenen.

Jij zorgt ervoor dat de organisatie rondom het team soepel en gestructureerd verloopt, zodat diegenen die jij ondersteunt zich kunnen richten op hun taken. Je bent flexibel, stressbestendig en schakelt moeiteloos tussen verschillende taken.
Jouw belangrijkste werkzaamheden:
- Agendabeheer: Je beheert de drukke en vaak wisselende agenda’s van het afdelingshoofd en Chef de Clinique, plant overleggen en afspraken zorgvuldig in en houdt rekening met de dynamiek van de zorg.
- Vergaderondersteuning: Je bereidt vergaderingen voor van het Dagelijks Bestuur, Management Team en Stafoverleg, notuleert deze helder en volledig, en houdt actielijsten bij zodat afspraken worden opgevolgd.
- Communicatie en coördinatie: Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne afdelingen en externe partijen. Je beheert mailboxen en zorgt voor een tijdige en professionele afhandeling van verzoeken en vragen. Daarnaast verzorg je de correspondentie en zorg je voor een correcte archivering.
- Teamondersteuning: Je participeert in de gezamenlijke taken van je team, zoals telefoon beantwoorden, opvangen bezoekers, organiseren van bijeenkomsten, regelen van facilitaire zaken zoals bestellingen, catering, attenties, maar ook taken zoals het up to date houden van o.a. de bevoegdhedenstructuur, zodat alle processen achter de schermen soepel verlopen.

Kortom: jij bent de organisatorische kracht achter het team, met hart voor de zorg.

Werkomgeving

Cluster API
Het cluster API is één van de clusters binnen de nieuwe organisatie van het UMCG. Het cluster biedt een dynamische werkomgeving die nog volop in ontwikkeling is en bestaat uit de afdelingen: Intensive Care Volwassenen, Anesthesiologie, Acute Zorg, en de bijbehorende faciliteiten zoals Operatieve Zorg Organisatie, PACU, SEH, CDU, Pijncentrum en MMT. Met meer dan 1600 collega’s in uiteenlopende functies creëert het cluster een veelzijdige en ambitieuze setting waar jij als ervaren secretaresse volop kansen krijgt om je talent in te zetten en verder te ontwikkelen.

Wat breng jij mee

• Je hebt enkele jaren ervaring als secretaresse en werkt op minimaal MBO+ niveau.
• Organiseren zit in je DNA: je plant slim, bewaart het overzicht en houdt altijd het belang van de afdeling in het vizier.
• Jij weet wat er speelt. Je schakelt snel, blijft scherp en houdt moeiteloos meerdere ballen in de lucht.
• Digitale systemen hebben geen geheimen voor jou: je werkt soepel met Microsoft Office, vooral met Outlook en Teams.
• Ook onder druk blijf je kalm en effectief. Je stelt prioriteiten, schakelt snel en laat je niet uit het veld slaan.
• Je denkt in oplossingen en bent niet bang om initiatief te nemen als zich een probleem aandient.
• Je communiceert helder en professioneel – zowel mondeling als schriftelijk, met een goede beheersing van het Nederlands in woord en geschrift.

Krijg jij energie van regelen, ontzorgen en samenwerken met verschillende collega’s? Dan maken wij graag kennis met jou!

Wat bieden wij

• Je krijgt een dienstverband voor de duur van een jaar (28-36 per week) met uitzicht op een vast. Het salaris bedraagt maximaal € 4.041,- bruto per maand (schaal 7) op basis van een fulltime dienstverband.
• Eindejaarsuitkering van 8,3% én 8% vakantietoeslag – een fijne financiële bonus bovenop je salaris.
• Fietsplan, koop voordelig een (elektrische) fiets via het UMCG en kom gezond én duurzaam naar je werk.
• Bedrijfsfitness, sport met korting bij aangesloten sportscholen en blijf fit en energiek.
• Actieve personeelsvereniging – met leuke uitjes, evenementen en kortingen voor jou en je collega’s.
• Ruimte voor ontwikkeling – volop mogelijkheden om door te groeien en jezelf te blijven ontwikkelen doormiddel van e-learning modules, het aanleren van gezonde werkgewoonten en initiatieven die bijdragen aan een vitale en duurzame werkomgeving

De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).

Werkdagen en locatie
Maandag en donderdag zijn vaste werkdagen, gezien de planning van bepaalde werkzaamheden. De overige dagen stemmen we in overleg af, maar je moet bereid zijn om, in een roulerend schema, op vrijdag te werken. Je werkt op locatie in het UMCG, maar in overleg is het mogelijk om af en toe een dag thuis te werken.

Voor vragen over de functie

Als je vragen hebt over de inhoud van de functie, vinden we het leuk om van je te horen. Neem gerust contact op.

Solliciteren

Solliciteren kan uitsluitend via het digitale sollicitatieformulier onderaan deze pagina, tot en met 21 september 2025.
Binnen een half uur na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild met nadere informatie.

Solliciteer