Management assistent Stichting CCA & Stichting Adore

Intro

Ben jij een proactieve en zorgvuldige management assistent die energie krijgt van een dynamische werkomgeving? Wil je een sleutelrol vervullen voor de Stichtingen CCA en Adore? Dan zoeken we jou!

Wat ga je doen?

Wij zoeken een gemotiveerde collega die zich richt op administratieve en secretariële taken voor de stichtingen CCA & Adore. Het team bestaat uit enthousiaste relatiemanagers en een controller die zich dagelijks inzetten om fondsen te werven voor baanbrekend wetenschappelijk onderzoek om vroege opsporing en betere behandelmethodes mogelijk te maken voor mensen met kanker. Jij kunt hieraan een belangrijke bijdrage leveren.

Als management assistent ben je het organisatorische steunpunt van het team. En werk je nauw samen met de collega's van het support team om administratieve en secretariële taken efficiënt uit te voeren. Je belangrijkste taken zijn  plannen, agendabeheer, notuleren en fungeren als spin in het web. 

Je belangrijkste verantwoordelijkheden zijn:

• Agendabeheer en planning 
  Agendabeheer van vergaderingen, bijeenkomsten, evenementen en afspraken. Voorbereiden van documenten en presentaties.
• Organisatie van vergaderingen 
  Voorbereiden en distribueren van vergaderstukken en notuleren tijdens bestuursvergaderingen en vergaderingen van de Raad van Toezicht. Zorgdragen voor een goede opvolging van actiepunten na vergaderingen.
• Gastontvangst en communicatie
  Eerste aanspreekpunt voor bezoekers, gasten en leveranciers. Beheren van in- en uitgaande post en e-mail, het opstellen van correspondentie, het beantwoorden van de telefoon en het doorverwijzen van gesprekken.
• Ondersteuning project- en evenementenmanagement
  Alle voorkomende werkzaamheden die komen kijken bij het organiseren van  vergaderingen, conferenties en evenementen, inclusief het regelen van locaties, catering, technische voorzieningen en inzet van collega’s.
• Administratie en ondersteuning 
  Verantwoordelijk voor documentbeheer, archivering en het up-to-date houden van interne systemen zoals Teams, Procurios en Monday.
• Kantoororganisatie
  Samen met de office manager zorgen voor een opgeruimd en goed georganiseerde kantoorruimte, het beheren en bestellen van kantoorbenodigdheden en het coördineren van facilitaire diensten (bijvoorbeeld catering).

Wat neem je mee?

Jij bent proactief en schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden. Je houdt het hoofd koel, ook als het druk is, en hebt een goed ontwikkeld gevoel voor prioriteiten. Organiseren en plannen gaat je gemakkelijk af. Daarnaast beschik je over een servicegerichte instelling.

Wij zoeken iemand die daarnaast het volgende meebrengt:

• Mbo diploma of hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve of secretariële richting.
• Ervaring in een vergelijkbare functie, waarbij je gewend bent meerdere taken tegelijk op te pakken.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en Engels. Je kunt goed overweg met het afhandelen van telefoon-, mail- en postverkeer, en je weet informatie helder over te brengen.
• Goede kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), ervaring met het toepassen van AI-tools en inzicht in secretariële en organisatorische processen en procedures.
• Het vermogen om zowel binnen de formele als informele organisatiestructuren effectief te bewegen en zo de gewenste resultaten te bereiken.

Daarnaast herken je jezelf in onderstaande competenties:

• Je hebt een sterk organisatorisch vermogen en weet werkzaamheden te plannen en te structureren, waarbij je oog hebt voor detail en overzicht houdt.
• Accuratesse is voor jou vanzelfsprekend: je werkt zorgvuldig, controleert je eigen werk en houdt administraties en registraties netjes bij.
• Je bent klantgericht en weet goed om te gaan met relaties of contacten van de collega’s die je ondersteunt.
• Je hebt een proactieve houding, werkt zelfstandig en weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden.
• Je bent een teamspeler die samenwerkt en kennis deelt, en voelt goed aan wanneer je de leidinggevende moet inschakelen bij vragen of complexe situaties.

Met deze eigenschappen en vaardigheden lever je een belangrijke bijdrage aan het soepel laten verlopen van onze dagelijkse werkzaamheden.

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 7: € 3.020 tot € 4.041 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie-uren: 190,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Bij 7 km of meer (enkele reis) 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Je ontvangt een vergoeding van €0,18 per km.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Waar ga je werken?

Als management assistent ben je onderdeel van het support team binnen de afdeling Relatiemanagement & Fondsenwerving (R&F). Daarnaast maak je deel uit van het team Stichtingen CCA & Adore dat uit relatiemanagers en een controller bestaat. Je wordt functioneel en hiërarchisch aangestuurd door de directeur R&F.

De eerste ronde sollicitatiegesprekken is gepland op woensdag 25 maart. Wij vragen je om hier alvast rekening mee te houden. 

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je terecht bij Monique Oostweegel, ai Directeur Relatiemanagement & Fondsenwerving, via contactinformatie of p.m.oostweegel@amsterdamumc.nl.

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Bente van den Heuvel, recruitmentadviseur, via 020 566 0301 of b.s.vandenheuvel@amsterdamumc.nl. 

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Bekijk wat het inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.