Managementassistent

Ben jij een ervaren managementassistent die goed overzicht houdt, graag vooruitdenkt en zorgvuldig werkt? Dan zijn wij op zoek naar jou! Als managementassistent op de afdeling Patiëntveiligheid en Kwaliteit zorg je dat de afhandeling van klachten en claims soepel verloopt en onderzoeken naar zorgcalamiteiten uitgevoerd kunnen worden.

Dit ga je doen

Als managementassistent ondersteun je bij klachtenbemiddeling, claimafhandeling en calamiteitenonderzoeken. Voor de calamiteitenonderzoeksgroep plan je groepsgesprekken en bereid je documenten voor die je vervolgens verstuurt. De juristen help je met de dossiervoering van claims. Nieuwe schadedossiers meld je bij de aansprakelijkheidsverzekeraar. Voor de klachtenfunctionarissen plan je complexe bemiddelingsgesprekken. Daarnaast bereid je correspondentie en presentaties voor, beheer je mailboxen en regel je praktische teamzaken. Je denkt mee over wat nodig is en draagt bij aan rust, overzicht en gezelligheid. Samen met een collega-managementassistent verdeel je de aandachtsgebieden. Jullie helpen elkaar waar nodig en nemen tijdens vakanties elkaars werk over.

Hier kom je te werken

Over de afdeling
Op de afdeling Patiëntveiligheid & Kwaliteit (P&K) werk je samen met vijftien collega’s. Het team adviseert en ondersteunt de Raad van Bestuur, managers en zorgprofessionals bij het monitoren en verbeteren van veilige en goede zorg. De werkzaamheden lopen uiteen van het onderzoeken van incidenten en calamiteiten tot klachtenbemiddeling en claimafhandeling. Ook houdt het team kwaliteitscijfers bij en beheert het systeem waarin documenten en protocollen staan.

Over ons ziekenhuis
Het Diak is het vertrouwde ziekenhuis in de stad en regio Utrecht. We zijn een ziekenhuis voor iedereen. We willen dat je je hier welkom, veilig en gewaardeerd voelt. In de zorg werk je elke dag samen met mensen met verschillende achtergronden en levensverhalen. Juist die verschillen maken onze zorg beter.

Dit heb je in huis

Jij wacht niet af, maar ziet zelf wat er nodig is en beter kan. Je denkt vooruit, houdt overzicht en schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners. Met jouw gestructureerde manier van werken en rustige aanpak breng je structuur in een dynamische werkomgeving. Je bent een zelfstandige en standvastige managementassistent. Je voelt goed aan wat er speelt binnen het team en weet daarop in te spelen. Daarbij ben je betrokken, positief en werk je graag samen.

Dit breng je mee

• MBO+ of HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een opleiding richting managementassistent of officemanagement;
• Minimaal vijf jaar werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie;
• Ervaring met complex agendabeheer, mailboxbeheer, het voorbereiden van overleggen en documenten en het communiceren met collega’s en externe contacten op verschillende niveaus;
• Je beschikt over ervaring met Microsoft 365 en Teams en je maakt je zelf snel wegwijs in nieuwe systemen en tools.

Dit krijg je ervoor terug

• Een jaarcontract voor 24 uur per week, met het vooruitzicht op een contract voor onbepaalde tijd.
• Een salaris tussen de € 3.228,- en € 4.346,- bruto per maand op basis van een werkweek van 36 uur (FWG 45, CAO Ziekenhuizen).
• Een persoonlijk opleidingsbudget van € 750,- per jaar.
• Een eindejaarsuitkering en vakantietoeslag van allebei 8,33%.
• Een reiskostenvergoeding volgens de CAO Ziekenhuizen. Reis je met het OV en woon je minimaal 10 kilometer van het werk? Dan vergoeden we je OV-kosten volledig.
• Extra verlofdagen of een nieuwe fiets met belastingvoordeel? Jij kiest zelf wat bij je past met ons keuzebudget.
• Je standaard verlof breiden we uit met 57 uur per jaar (bij 36 uur werken) die je flexibel kunt inzetten. Bijvoorbeeld voor extra vrije tijd als dat goed uitkomt in jouw leven.
• Gezellige uitjes en activiteiten georganiseerd voor en door collega’s. Geen verplichting, wel gezellig.
• Blijf in balans met online yogalessen en ontwikkel jezelf met toegang tot trainingen via GoodHabitz.
• Ruimte om je werkweek flexibel in te delen (werken op maandag en dinsdag is een vereiste).

Meer weten over deze vacature?

Neem gerust contact op met Marije Moek, adviseur Patiëntveiligheid & Kwaliteit contactinformatie of Lara ten Bosch, manager P&K en S&I contactinformatie . We helpen je graag verder met je vragen!

Voordat je in dienst komt heb je een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig en vragen we naar twee referenties.