Managementassistent Opleiding Psychiatrie en Projectondersteuning

Intro

Ben jij een proactieve verbinder met organisatietalent die onze afdeling en opleiding nodig heeft? Kom dan ons team versterken!

Wat ga je doen?

Als managementassistent Psychiatrie met de focus op Opleiding werk je in een afwisselende functie en speel jij een centrale rol in de ondersteuning van onze artsen in opleiding (aios) tot psychiater. Je bent samen met de opleiders verantwoordelijk dat de organisatie van de opleiding soepel verloopt, je bewaakt deadlines, plant evaluaties en coördineert opleidingsactiviteiten. Maar vooral ook ben je het hart van de opleiding, een eerste aanspreekpunt voor onze arts-assistenten, de specialisten en onze netwerkpartners. Je bent onderdeel van het secretariële team van de afdeling Psychiatrie, werkt nauw samen met opleiders en samen draag je bij aan een optimale leeromgeving voor de aios.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Communicatie en procesbewaking binnen de opleiding; je bent het eerste aanspreekpunt voor aios, opleiders en supervisoren met betrekking tot opleidingszaken en zorgt ervoor dat aios, supervisoren en opleiders tijdig en volledig worden geïnformeerd.
• Coördineren en beheren van diverse opleidingsroosters en planningen (stages, beoordelingsgesprekken, onderwijsmomenten, dienstenrooster).
• Projectmatige ondersteuning van opleiding en overige afdelingsactiviteiten denk hierbij aan stroomlijnen van interne communicatie, organiseren van visitaties en opleidingsbijeenkomsten (ook met netwerkpartners) en diverse projectgroepen.
• Notuleren en bewaken/coördineren van acties vanuit diverse opleidingsvergaderingen.
• Administratieve en secretariële ondersteuning zoals HR gerelateerde processen (onder andere werving, indiensttreding en verzuimregistratie).
• Up – to date houden van belangrijke documenten ten behoeve van de opleiding en systemen (RGS).

Wat neem je mee?

Je bent een echt organisatietalent die het overzicht houdt, goed plant en weet wanneer je collega’s om hulp moet vragen. In drukke of onverwachte situaties blijf je rustig en denk je in oplossingen. Als het werk anders loopt dan verwacht, weet jij daar flexibel mee om te gaan.

Verder beschik je over:

• Een hbo-denkniveau en relevante werkervaring of een relevante opleiding op het gebied van secretariaatswerk.
• Ervaring met het coördineren en roosteren van opleiding en onderwijs is een duidelijke pré, evenals andere werkervaring die laat zien dat coördinerend en organiserend werk goed bij jou past.
• Je bent digitaal vaardig (Excel en Teams), en hebt plezier in het professioneel organiseren vergaderingen en bijeenkomsten (ook online).
• Je hebt goede contactuele eigenschappen en je beweegt je makkelijk tussen verschillende lagen in de organisatie; daarnaast heb je een goed gevoel voor verhoudingen.
• Je hebt goede communicatieve vaardigheden en drukt je mondeling en schriftelijk makkelijk uit zowel in het Nederlands als in het Engels.

Je voelt je op je gemak in teamverband, maar ook wanneer je zelfstandig werkt. Daarbij neem je verantwoordelijkheid en toon je een zelfstandige werkhouding. Regelmatig wordt er op jouw probleemoplossend vermogen gerekend. En je bent integer; vertrouwelijke informatie blijft bij jou daadwerkelijk vertrouwelijk.

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 7: € 3.020 tot € 4.041 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie-uren: 190,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Bij 7 km of meer (enkele reis) 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Je ontvangt een vergoeding à €0,18 per km.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Waar ga je werken?

De afdeling Psychiatrie is een academische afdeling die diversiteit, ontwikkeling en samenwerking belangrijk vindt. De opleiding heeft ambitieuze jonge artsen die werkplezier voorop stellen. Het secretariaat bestaat uit vrolijke collega’s en goede bereikbaarheid voor patiënten en artsen staat centraal. Eén dag per week thuiswerken is bespreekbaar.

Sollicitaties behandelen wij doorlopend. Heb je interesse, reageer dan zo snel mogelijk. De gesprekken vinden uiterlijk vanaf de week van 27 oktober plaats.

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je terecht bij Marijke Bremmer en Pelle de Koning Opleider Psychiatrie, via ma.bremmer@amsterdamumc.nl en/ of p.p.dekoning@amsterdamumc.nl.

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Bente van den Heuvel, recruitmentadviseur, via contactinformatie of b.s.vandenheuvel@amsterdamumc.nl.

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Bekijk wat het inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.