Directiesecretaresse Bouw & Huisvesting

Bouw & Huisvesting is verantwoordelijk voor de complete vernieuwbouw van het UMC Utrecht. Wij zoeken een dienstbare, proactieve en nauwkeurige directiesecretaresse met goede sociale vaardigheden en het vermogen om snel te schakelen.

Dit ga je doen

Als directiesecretaresse ondersteun je onze directeur en adjunct directeur van de dienst Bouw & Huisvesting op organisatorisch en administratief vlak. Dankzij jouw inzet kan de directie zich focussen op deze belangrijke opdracht en hun werk optimaal doen. Je zorgt voor structuur en overzicht en houdt de dagelijkse gang van zaken strak georganiseerd. Je bent onderdeel van het team ondersteuners (secretaris en projectmedewerkers). Daarnaast bent je een vaste waarde binnen de Dienst en een vraagbaak voor collega’s. Je bent actief aanwezig op de werkvloer als de ‘ogen en oren’ van de Dienst, waarbij je tijdig signaleert wat er speelt binnen de organisatie.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van de mail en agenda, voorbereiden en notuleren van vergaderingen en afhandelen van correspondentie.
• Proactief organiseren van bijeenkomsten zoals beleidsdagen, teamdagen, overleggen, borrels en jubilea.
• Opvolgen van acties en besluiten van de directie en bewaken van de voortgang van processen, projecten en afspraken.
• Eerste aanspreekpunt zijn voor alle relaties en contacten van Bouw & Huisvesting en onderhouden van deze in- en externe contacten.
• Zelfstandig uitvoeren van beleidsondersteunende en beleidsvoorbereidende werkzaamheden.

Hier ga je werken

Je gaat aan de slag binnen de dienst Bouw & Huisvesting (dB&H) van het UMC Utrecht. Omdat een groot deel van onze gebouwen vraagt om vernieuwing en verduurzaming, gaan we de komende jaren in een logische volgorde renoveren en nieuwbouwen. Zo zorgen we dat onze gebouwen en inrichting aansluiten bij de wensen van patiënten en collega’s, en ruimte biedt voor innovaties.  

Onze dienst is het centrale aanspreekpunt voor alles wat met de (vernieuw)bouw, huisvesting en faciliteiten te maken heeft. Je komt te werken in een gedreven team van 25 collega’s. Een team dat voor elkaar klaarstaat. Je werkt daarbij nauw samen met de directeur, collega-secretariaten en verschillende afdelingen binnen en buiten de organisatie. Het is een omgeving waar veel tegelijk gebeurt en waar jouw overzicht en organisatietalent echt het verschil gaat maken.

Dit neem je mee

• Je hebt een secretariële opleiding of vergelijkbaar afgerond en minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je pakt zaken graag zelfstandig op en neemt initiatief waar dat nodig is.
• Je denkt vooruit, schakelt snel en zorgt voor overzicht.
• Je hebt een zelfstandige en resultaatgerichte werkhouding, met oog voor detail.
• Je bent dienstbaar, integer, discreet en in staat om te schakelen op verschillende niveaus in de organisatie.
• Gezien je centrale rol binnen de Dienst ben je vier dagen per week op kantoor aanwezig.

Dit bieden we jou

• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd.   
• Een salaris tussen de € 3.020 en € 4.041 bruto per maand (schaal 7), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur).
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%.
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie.
• Reis je met het OV naar je werk? Bij meer dan 7 km enkele reis krijg je deze kosten 100% vergoed. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan krijg je een vergoeding van € 0,18 per km (tot max. 40 km enkele reis met de auto).
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen.
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.