Secretaresse Centrum voor Soma & Psyche

Intro

Secretaresse Centrum voor Soma & Psyche, Locatie VUmc Ben jij een regelaar in hart en nieren? Voel jij je thuis als spin in het web van onze afdeling? Dan ben jij de nieuwe collega doe wij zoeken voor ons Centrum voor Soma & Psyche

Wat ga je doen?

Als secretaresse voor het Centrum voor Soma & Psyche bied je secretariële en administratieve ondersteuning aan het multidisciplinaire team, waarbij je nauw samenwerkt met de manager ziekenhuispsychiatrie. Daarnaast ben je bij ziekte en vakanties met regelmaat de vaste vervanger voor onze medisch administratief medewerkers (frontoffice medewerkers) en heb je in deze rol veel contact met onze patiënten.

Je belangrijkste werkzaamheden zijn als volgt:

• Plannen van vergaderingen, reserveren vergaderruimte en notuleren bij vergaderingen/bijeenkomsten. Daarnaast bewaak je actiepunten en deadlines (voortvloeiend uit de vergaderingen/bijeenkomsten).
• Verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling van HR -gerelateerde onderwerpen, hierbij moet je denken aan; het opstellen van indiensttredingscontracten, verzorgen van autorisaties en alles rondom ICT-accounts van medewerkers.
• Aanmaken en beheren van digitale patiënten-accounts in ons eHealth (communicatie) software platform. Als key-user ben je aanspreekpunt voor alle administratieve handelingen in ons eHealth systeem.
• Zelfstandig verwerken en afhandelen van alle binnenkomende facturen in het (digitaal) ziekenhuissysteem.
• Bieden van projectmatige administratieve ondersteuning bij diverse vernieuwings-en kwaliteitsprojecten. 

Bij een eventuele tijdelijke vervanging van de medisch administratief medewerker beman je de frontdeks. Hier ontvang je patiënten en ben je verantwoordelijk voor alle bijbehorende administratieve handelingen. Daarnaast zorg je voor een adequate afhandeling van het inkomend(e) telefoonverkeer, de post en e-mail.

Let op: Remote en/of hybride werken is niet mogelijk bij deze rol!

Wat neem je mee?

• Minimaal afgeronde mbo-opleiding (niveau 3), bij voorkeur richting secretaresse en/of managementsupport.
• Minimaal 2 jaar recente en aantoonbare werkervaring op het gebied van administratieve en secretariële ondersteuning
• Uitstekende kennis van MS Office, ervaring met Oracle is een pre.
• Je werkt onder alle omstandigheden accuraat en kunt omgaan met privacygevoelige informatie.
• Goede organisatorische vaardigheden, je weet de juiste prioriteiten te stellen en overzicht te behouden.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in zowel woord als geschrift en een goede beheersing van de Engelse taal in woord.
• Je bent stressbestendig.

Jij bent in deze gevarieerde functie hét gezicht van onze polikliniek en hebt een servicegerichte houding. Door je communicatieve en sociale vaardigheden weet jij goed met patiënten en collega’s om te gaan. Je bent gewend om te werken in een omgeving waar veel zaken zich gelijktijdig aandienen. Door je flexibele en oplossingsgerichte instelling gaat dit je goed af en weet je ondanks alle dynamiek goed je werk te plannen en te organiseren. Je bent proactief en ondernemend in het signaleren en bespreken en zelfstandig oplossen van knelpunten/consequenties

 

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 6: € 2.499 tot € 3.434 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je onder andere 8,3% eindejaarsuitkering en 8% vakantietoeslag. Bereken hier jouw netto salaris.
• Gratis en onbeperkt toegang tot onze online leeromgeving GoodHabitz.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Een (gedeeltelijke) vergoeding van je OV-reiskosten. Kom je liever op de fiets? Dan hebben we een goede fietsregeling.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Waar ga je werken?

Het Centrum voor Soma & Psyche is een poliklinisch onderdeel van de Afdeling Psychiatrie locatie AMC/ VUmc. Ons Centrum is is gespecialiseerd in diagnostiek en behandeling van patienten met psychische klachten waarbij ook sprake is van een lichamelijke aandoening en/of aanhoudende lichamelijke klachten. Het hechte team bestaat uit administratief medewerkers,  psychologen, psychiaters, verpleegkundigen, psychomotore therapeuten en artsen in opleiding . Wij hechten veel waarde aan het leveren van persoonlijke zorg & service en zijn altijd op zoek naar verbetering. Bovendien kenmerken wij ons door de prettige samenwerking waarin gelijkwaardigheid en humor belangrijke ingrediënten zijn!

De afdeling Psychiatrie van het Amsterdam UMC zit momenteel in een harmonisatiefase. Dit kan in de toekomst invloed hebben op de accenten die er liggen binnen deze functie.  

 

 

Kandidaten zullen doorlopend uitgenodigd worden voor een gesprek en de vacature zal sluiten wanneer er een geschikte kandidaat gevonden is.

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie kun je terecht bij Marga Jaspers, manager ziekenhuispsychiatrie, via 020-4440196 of mga.jaspers@amsterdamumc.nl 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij David Power, Recruitment Adviseur, via d.g.power@amsterdamumc.nl

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Lees hier wat dit inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.