Secretaris UMCNL

Intro

Wil jij als secretaris een sleutelrol spelen in de inkoopsamenwerking van de universitair medische centra? Kun jij schakelen tussen coördineren, adviseren en structureren?

Wat ga je doen?

Als secretaris ben je een centrale schakel binnen de UMCNL-inkoopsamenwerking. Je ondersteunt het bestuur van de UMC-inkoopsamenwerking, de procurement board (PB) en verschillende overlegstructuren. Je rol gaat verder dan alleen organisatorische en administratieve taken: je levert inhoudelijke en organisatorische ondersteuning aan werkgroepen en projecten, draagt bij aan de ontwikkeling en implementatie van operationeel inkoopbeleid en bevordert de professionalisering van samenwerking, beleidsontwikkeling en advies binnen en buiten de afdeling.

Jouw taken en verantwoordelijkheden

• Inhoudelijk ondersteunen van werkgroepen en overlegstructuren, inclusief het voorbereiden en uitwerken van beleidsstukken, werkafspraken en formats.
• Opstellen, actualiseren en borgen van beleidsdocumenten, werkafspraken, procedures en formats rondom inkoopprocessen.
• Initiëren, plannen en coördineren van inkoopgerelateerde projecten, opleidingen (UMCNL Inkoopacademie), webinars en bijeenkomsten (waaronder de jaarlijkse inkoopdag).
• Adviseren en meedenken over het uitwerken en implementeren van operationeel inkoopbeleid.
• Signaleren van kansen tot verbetering van samenwerkingsvormen, zowel intern als met externe partners.
• Professionaliseren van de samenwerking en kennisuitwisseling binnen werkgroepen en het team.
• Opstellen, versturen en bewaken van agenda’s voor vergaderingen.
• Notuleren van vergaderingen en tijdig verspreiden van de notulen.
• Bijhouden en beheren van het (digitale) archief en de inkoopjaarkalender.
• Opzetten en beheren van een goed functionerend samenwerkingsplatform (SharePoint).
• Signaleren van actiepunten en bewaken van opvolging.
• Opstellen en versturen van nieuwsbrieven.

Resultaatgebieden

• Correcte, tijdige en complete verslaglegging en bewaking van actiepunten.
• Heldere, goed gestructureerde en actuele (beleids)documentatie.
• Professionele ondersteuning van vergaderingen en (project)activiteiten.
• Effectief functionerend digitaal archief en samenwerkingsplatform.
• Heldere afspraken over rollen, taken en verantwoordelijkheden van werkgroepleden die zijn vastgelegd en nageleefd.

Wat neem je mee?

• Je hebt minimaal hbo werk- en denkniveau met aanvullende relevante secretariële en/of coördinerende opleiding.
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring in een secretariële, coördinerende of beleidsmatige functie, bij voorkeur in zorg- of inkoop context.
• Affiniteit met (inkoop)beleid en samenwerking is een pré.
• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig, maar bent ook in staat om inhoudelijk mee te denken.
• Je bent communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je kunt goed plannen, prioriteren en schakelen tussen verschillende taken.
• Je bent digitaal vaardig (o.a. MS Office en SharePoint).
• Je bent gestructureerd, nauwkeurig, communicatief, proactief, discreet en een voortgangsbewaker.

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 8: € 3.430 tot € 4.562 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie-uren: 190,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Bij 7 km of meer (enkele reis) 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Je ontvangt een vergoeding van €0,18 per km.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Waar ga je werken?

UMCNL is de brancheorganisatie van de Nederlandse universitair medische centra en de werkgeversorganisatie van meer dan 80.000 collega’s. UMCNL ondersteunt de umc’s bij het realiseren van hun maatschappelijke opgave door gezamenlijke belangen te behartigen en samenwerking te organiseren en te faciliteren. Binnen UMCNL werk je mee aan de inkoopsamenwerking, die zich inzet voor doelmatige, kwalitatieve en toekomstbestendige zorg. Door samen te werken realiseren wij schaalvoordelen, bevorderen wij kennisdeling en zorgen wij voor efficiënt gebruik van capaciteit.

De reacties worden vanaf 6 maart beoordeeld. We plannen de gesprekken zoveel mogelijk doorlopend in. Zodra wij een geschikte kandidaat hebben gevonden, sluiten wij de vacature. Heb je interesse? Wacht dan niet met reageren.

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je terecht bij Ilana Samson, Directeur strategische inkoop a.i., via Ilana.samson@amsterdamumc.nl.  

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Bente van den Heuvel, recruitmentadviseur, via 06 2044 3846 of b.s.vandenheuvel@amsterdamumc.nl. 

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Bekijk wat het inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.