Administratief medewerker afdeling Planning & Support

Wat ga je doen?

Je zorgt voor een complete (subsidie) administratie en verwerking van cursistgegevens in het leermanagementsysteem. Je verzorgt ook de bijbehorende correspondentie met zowel de deelnemers als ook de aanvragers van trainingen en online leeractiviteiten. Je bent (mede)verantwoordelijk voor de planning en organisatie van aangevraagde (online) cursussen en (maatwerk)trainingen. 

Dit houdt o.a. in:

• Het correct, tijdig én precies administratief verwerken en archiveren van deelnameregistraties en evaluaties in de (leermanagement)systemen.
• Het pro-actief maken, bewaken en bijsturen van een capaciteitsplanning op basis van de ingediende opleidingsjaarplannen (en toegekende subsidie) in samenspraak met de afdelingen, trainers en SOMSZ- projectleiders.
• Het tijdig signaleren of wijzigingsverzoeken richting VWS en/of subsidieverstrekkers nodig zijn en hierover afstemmen met SOMSZ- team/ projectleiders. 
• Het coördineren en inplannen van trainingen en cursussen met de daarbij behorende werkzaamheden zoals: het reserveren van lokalen, het inplannen van beschikbare trainers en/of freelancers, het versturen van uitnodigingen en het regelen van catering.
• Ondersteunen bij de maandelijkse (financiële) verantwoordingsactiviteiten van trainingen en opleidingssubsidies o.a. door informatie op te halen bij projectleiders en subsidieaanvragers en door aanleveren van informatie voor (BI) rapportages.
• Het functioneel beheren van het leermanagementsysteem o.a. aanmaken nieuwe leerinterventies, rollen gebruikers, koppelen gegevens voor het aanmaken van certificaten en voor het verwerken van gegevens in het Kwaliteitspaspoort).
• Cursusmaterialen en documentatie (digitaal) klaarzetten voor zowel trainers als deelnemers in het leermanagementsysteem.
• Het beheren, reinigen en voor gebruik klaarzetten van trainingsbenodigdheden en oefenmaterialen in de lokalen. 

Waar ga je werken?

De Isala Academie biedt vaardigheidstrainingen, bedrijfsopleidingen en bij- en nascholingsprogramma's aan voor medewerkers van Isala en aan externe (zorg) instellingen. De Isala Academie heeft trainings- en (Skillslab) instructieruimtes in zowel Zwolle als Meppel.

Een groot deel van de opleidings- en leeractiviteiten zijn gesubsidieerd en vragen om extra administratieve handelingen. Voor het team Planning & Support zijn we om die reden op zoek naar twee flexibele en klantgerichte collega’s. Organiseren, registreren en communiceren is helemaal aan jou besteed. 

Wie ben je en wat breng je mee?

Wij zoeken een kandidaat die voldoet aan het volgende profiel:

• Je hebt MBO+ werk- en denkniveau.
• Je hebt een proactieve service- en klantgerichte instelling.
• Je hebt een analytisch en probleemoplossend vermogen.
• Je bent accuraat en gestructureerd; een plannings- en organisatietalent.
• Je kan goed onder (werk)druk presteren, blijft daarbij flexibel en kan prioriteiten stellen.
• Je hebt goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
• Je hebt een (administratieve) opleiding op minimaal MBO-4+.
• Je hebt gedegen kennis van MS office en ervaring met het opstellen van rapportages.
• Je hebt relevante werkervaring in de zorg, waarbij een zorgachtergrond én ervaring met planningstools een pré is.
• Je bent bereid op de woensdag of de vrijdag te werken. 

Wat bieden wij?

• We hebben vacatureruimte voor 2 collega’s voor 36 uur per week voor de periode van juli  t/m 31 december 2026.
• Je werkdagen bespreken we in overleg. We vinden het belangrijk dat ook voor jou werk en privé goed in balans zijn.
• De Cao Ziekenhuizen is van toepassing. De functie is ingeschaald in FWG 45 met een huidig maximumsalaris van € 4.177,00 bruto per maand bij een fulltime dienstverband (36 uur per week). Inschaling zal gebeuren op basis van de kennis en relevante werkervaring die jij meebrengt. De pensioenregeling is aangesloten bij het pensioenfonds Zorg en Welzijn.
• Isala biedt goede secundaire arbeidsvoorwaarden. Zo hebben we een actieve personeelsvereniging en een eigen Centrum voor Loopbaan en Mobiliteit. En omdat we gezond en met plezier werken belangrijk vinden hebben we Isala breed het programma "Sterk & Fit" met allerlei trainingen en workshops om (zowel mentaal als fysiek) fit te blijven en je werk met plezier te doen.

Wil je meer weten? 

Voor meer informatie over de functie of de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Janet Manden (leidinggevende Planning & Support, Isala Academie), telefoonnummer contactinformatie . Janet staat je graag te woord. 

De sollicitatiegesprekken vinden plaats op woensdag 25 juni 2025. 

Solliciteren kan uitsluitend via de sollicitatiebutton.