Secretaresse Informatisering & Automatisering

Ben jij op zoek naar een leuke en diverse baan met gezellige collega’s? Bied jij collega’s graag een helpende hand, sta je altijd open voor vragen en ben jij graag de spin in het web die helpt om zo efficiënt en prettig mogelijk te werken? Dan maken we graag kennis met je.

In deze rol:

• Zorg je dat afspraken, overleggen en de dagelijkse organisatie soepel verlopen;

• Werk je zelfstandig, zorgvuldig en met oog voor samenwerking en vertrouwelijkheid;

• Regel en plan je de contacten en werkzaamheden voor de CIO en het managementteam van I&A.

Over de afdeling

De afdeling Informatisering en Automatisering (I&A) bestaat uit de teams ICT fundament, Zorg-IT en Facilitaire IT & Services. Het is onze missie om ICT in te zetten voor effectieve, efficiënte en innovatieve bedrijfsvoering binnen Meander Medisch Centrum en haar partnernetwerk.

Het team ICT fundament is verantwoordelijk voor het beheer en doorontwikkeling van het ICT platform (netwerk, servers, storage en werkplek), inclusief alle applicaties die daarop draaien. Security speelt hierbij een belangrijke rol. Het team Zorg-IT richt zich onder andere op het informatiebeleid, -strategie en -advies, evenals de ICT-, applicatie- en informatiearchitectuur. Daarnaast valt het functioneel beheer van belangrijke zorg-gerelateerde applicaties onder dit team. Het team Facilitaire ICT & Services omvat de Helpdesk met al haar servicemanagementprocessen en de integratie met medische apparatuur.

Deze functie is overkoepelend voor alle teams en valt direct onder het managementteam van I&A. Binnen de afdeling I&A werken we met korte communicatielijnen en hechten we veel waarde aan onderling vertrouwen, ter ondersteuning en verbetering van de zorg in Meander MC. 

Wat ga je doen

• Jij bent hét gezicht en aanspreekpunt van de afdeling; collega’s zowel binnen als buiten de afdeling I&A weten jou te vinden. Je signaleert zaken die spelen op de afdeling, initieert graag verbeteringen en doet dat in nauw overleg met de afdeling en het I&A managementteam in het bijzonder. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de CIO van Meander Medisch Centrum. 
• Je bemenst de telefoon en verwerkt de (digitale) post die binnen komt. Ook beheer je de agenda van het managementteam, je plant en bewaakt interne en externe afspraken en reserveert hiervoor de geschikte vergaderlocaties (intern- of extern). Ook verzorg je de notulen voor de belangrijkste vergaderingen en je draagt bij aan het gestructureerd opvolgen van alle acties.
• Je faciliteert en bewaakt het roosterproces binnen de afdeling. Je helpt collega’s bij vragen over het roostersysteem (Ortec) en roosterafspraken, signaleert knelpunten en zorgt dat acties tijdig worden opgevolgd. Waar nodig verwerk je uitzonderingen en mutaties (zoals consignatiediensten, bijzonder verlof, ziekte(verloop) en werklocaties) en lever je overzichten aan voor het management.
• Jij neemt de bestellingen aan die worden afgeleverd en jij registreert dit in ons systeem (Topdesk). Ook plaats jij bestellingen voor het magazijn (via het systeem Oracle EBS). Jij houdt de afdelingsvoorraad bij en je helpt om de afdeling netjes te houden.
• Je houdt van ondernemen, jij organiseert met veel plezier de diverse uitjes, social events en gelegenheden voor de afdeling. Ook als er een bloemetje of kaartje moet worden besteld of geregeld kloppen de collega’s bij jou aan.  
• Naast de secretariële werkzaamheden ben jij ook gemotiveerd om de training tot Ergo Coach te volgen zodat jij de collega’s op de afdeling kan helpen om hun werkplekken zo goed mogelijk in te richten.  Je hebt oog voor een gezonde werkomgeving en signaleert factoren die het fysiek en mentaal functioneren van de afdeling helpen bevorderen. Je bent contactpersoon voor bedrijfshulpverlenging en calamiteitenoefeningen. 

Wij vragen

• Jij bent communicatief, sociaal en toegankelijk. 
• Je bent een energiek persoon die van aanpakken weet en gaat accuraat te werk. 
• Je bent bij voorkeur MBO/HBO geschoold als secretaresse (of je hebt een soortgelijke opleiding genoten). 
• Je bezit een uitstekende kennis en gebruik van de Nederlandse taal in woord en geschrift en een basiskennis van de Engelse taal in woord en geschrift. 
• Je bezit uitstekende planningsvaardigheden in zowel je eigen werk als in organisatorische zaken. Je gaat daarin zelfstandig te werk. 
• Je hebt actuele kennis van MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint), Teams en Sharepoint.
• Je bent zelfstandig en kan aanpak, uitvoering en prioriteitstelling zelf oppakken. 
• Je bent flexibel en betrokken. 
• Je brengt een gezonde dosis humor, gezelligheid en sfeer met je mee. Jij draagt eraan bij dat de afdeling als team goed blijft functioneren.  

Wij bieden

• Een contract voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband. 
• Een salaris van € 2.696,- tot maximaal € 3.882,- bruto per maand (FWG 40) bij een 36-urige werkweek, met uitzicht op doorgroei naar FWG 45 (€ 3.164,- tot maximaal € 4.261,- bruto per maand), afhankelijk van je kennis en ervaring. 
• Goede scholings- en ontwikkelmogelijkheden. 
• De mogelijkheid om de training tot Ergo Coach te volgen.  
• Een boeiende werkomgeving met veel zelfstandigheid en fijne collega’s. 
• Interessante extra’s, zoals een fietsplan, bedrijfsfitness, eindejaarsuitkering, premiekorting op je verzekeringen. 
• Goede bereikbaarheid met openbaar vervoer en auto (voldoende parkeergelegenheid).